Apskaitos programos integracija: kas su kuo jungiasi

Viename lange atidaryta el. parduotuvė, kitame apskaitos programa, o tarp jų sėdi žmogus ir suvedinėja vakarykščius užsakymus. Abiejose programose tas pats užsakymas jau surašytas atskirais laukais: klientas, prekė, kiekis, kaina. Abu tiekėjai yra aprašę, kaip prie tų duomenų prieiti. Apskaitos programos integracija dažniausiai sustoja gerokai anksčiau už techninį darbą, nes niekas nepatikrino, ką kiekviena pusė jau siūlo. Toliau surašyta, ką skelbia patys tiekėjai ir kodėl tą patį užsakymą vis tiek tenka suvesti antrą kartą.

Kurias programas apskritai galima sujungti?

Programos skiriasi ne tiek galimybėmis, kiek tuo, ką jų tiekėjas leidžia pasiimti. Praktiškai jos išsidėsto į tris grupes.

Tiekėjas yra aprašęs, kaip prie duomenų prieiti. Tokį aprašą tiekėjai vadina API, ir jame surašyta, ką galima skaityti bei įrašyti. Darbas tada virsta nustatymais ir susitarimu dėl laukų.

Programa gali paruošti failą su duomenimis. Gyvo ryšio nėra, užtat naktį arba kas valandą ji padaro suvestinę, o ją pasiima kita sistema. Ataskaitoms, likučiams ir daugumai tvirtinimų to pakanka.

Programa duomenų neatiduoda. Vienintelė vieta, kur juos matyti, yra ekranas. Taip elgiasi senesnė įdiegta programinė įranga, siauroms šakoms skirti įrankiai ir nebevystomos sistemos. Duomenys viduje yra, o išimti jų neleidžia licencija arba pati sandara.

Prieš klausdami kainos, surašykite savo programas ir prie kiekvienos pažymėkite grupę. Nuo to sąrašo priklauso ir kaina, ir terminas, nes kiekvienoje grupėje apskaitos programos integracija vyksta kitaip.

Ką apie save skelbia Lietuvoje naudojamos programos

Dvi čia įprastos sistemos savo dokumentaciją laiko viešai, ir jos detalumo užtenka planui.

Rivile turi atskirą gidą su Rivile API v2 ir integracinių sprendimų skyrių (opens in new tab), kuriame surašyta, su kuo ji jungiasi. El. parduotuvių pusėje įvardytos Shopify, WooCommerce, PrestaShop ir Pigu.lt. Kasose minimos RASO ir UVS WinPOS, o EDI operatoriai yra Edisoft, Fitek ir Telema. Į sąrašą pateko ir Wolt bei Bolt API, GPAIS, Via3L, failų įkėlimas į SharePoint. Pats API, kaip rašo produkto puslapis, pasiekia pirkimo ir pardavimo dokumentus, prekes, klientus ir likučius.

Directo skelbia XML prieigą, sudėliotą iš komponentų (opens in new tab). Jų ten apie penkiasdešimt. Vieni skirti pardavimams: pasiūlymams, užsakymams ir sąskaitoms. Kiti ima pirkimo pusę, prekių priėmimus, perkėlimus bei gamybas, treti klientus, tiekėjus ir kontaktus. Yra ir finansų operacijos, projektai, darbuotojai. Prie kiekvieno komponento atskirai pasakyta, ar jį galima skaityti, įrašyti, ar abu, o likučiai ir finansų sąskaitos lieka tik skaitomi.

Odoo savo įrašams irgi skelbia išorinę prieigą su atskira dokumentacija.

Su kitomis Lietuvoje naudojamomis programomis taip nėra. Finvaldai, B1, Centui ir Stekui viešos dokumentacijos paieška nieko neiškėlė, ir tai dar nereiškia, kad prieigos nėra. Reiškia tik tiek, kad atsakymą turi duoti pats tiekėjas.

Žemiau pateikiame, ką kiekviena pusė skelbia viešai ir ką iš to galima daryti.

Kokius duomenis galima pasiimti iš el. parduotuvės, kasos ir banko

El. parduotuvė, kasa ir bankas savo dokumentaciją dažniausiai skelbia tvarkingiau nei apskaitos programa.

El. parduotuvės. WooCommerce ir Shopify savo dokumentaciją skelbia viešai. Kiekviena jungtis gauna savo prisijungimo raktą, o tam raktui atskirai nurodoma, ar jis gali tik skaityti, ar ir įrašyti. Todėl parduotuvės pusė retai būna sunkioji projekto dalis. Sunkiau susitarti, kurie užsakymai ir kada virsta sąskaitomis.

Kasos ir prekyvietės. Jei prekiaujate ne vien el. parduotuvėje, pardavimai vyksta keliose vietose: kasoje parduotuvėje, Wolt ar Bolt programėlėje, prekyvietėje. Kiekvieną iš jų kas nors suveda į apskaitą atskirai. Rivile dokumentacijoje įvardytos RASO ir UVS WinPOS kasos bei Wolt ir Bolt sąsajos. Iš to sąrašo matyti, kuri pardavimo vieta jau gali siųsti duomenis pati.

Bankai. Banko išrašas yra antras dokumentas po sąskaitos, kurį kas nors perrašo. Swedbank savo atvirosios bankininkystės puslapyje (opens in new tab) skelbia dvi galimybes. PSD2 prieiga prie sąskaitos duomenų ir mokėjimų skirta licencijuotoms įmonėms, tad prie jos jūsų vardu jungiasi paslaugos teikėjas. O Gateway prieiga skirta tiesiogiai apskaitos programoms, ir ja Baltijos šalyse galima sujungti programą su banko sąskaita.

Kodėl duomenys vis tiek perrašomi?

Duomenys perrašomi net tada, kai abi programos turi viešai aprašytą prieigą, ir priežasčių yra dvi: viena techninė, kita ne.

Perkelti galima tik tai, kas surašyta laukuose: užsakymo numerį, sumą, prekės kodą, datą. O prie užsakymo beveik visada atkeliauja ir laisvas tekstas. Dažniausiai tai būna komentaras užsakyme, sakinys lydinčiame laiške arba prašymas sąskaitoje nurodyti pirkimo numerį. Tokiems dalykams kitoje programoje lauko nėra, todėl žmogus užsakymą vis tiek atsidaro ir perskaito. Jau atsidaręs užsakymą, jis greičiau suveda ir likusius laukus, negu ima aiškintis, kaip to išvengti. Po apskaitos programos integracijos laukų suvedinėti nebereikia, o užsakymą kas nors vis tiek perskaito.

Čia ir atsiranda vieta AI sistemai. Ji gali perskaityti tą laisvą tekstą ir nuspręsti, kuri jo dalis turi atsidurti kitoje programoje. Jei ko nors priskirti nepavyksta, ji to nemeta šalin: toks atvejis sustoja ir atitenka įvardytam žmogui. Būtent tuo AI agentas skiriasi nuo taisyklėmis paremto įrankio (opens in new tab).

Perrašinėja kas nors kasdien, o sujungimo projektas savininko neturi. Todėl jis niekada nepatenka į šios savaitės darbus.

Dažni klausimai apie apskaitos programos integraciją

Kaip sužinoti, ar mūsų programa turi API? Parašykite tiekėjui laišką ir paprašykite dokumentacijos nuorodos. Jei atsako, kad sujungti įmanoma, bet nuorodos neatsiunčia, atsakymo dar neturite.

Ar užtenka tokių įrankių kaip Zapier ar Make? Jei abi jūsų programos yra tų įrankių programėlių sąraše, dažnai užtenka. Į tuos sąrašus patenka debesijos programos, o jūsų kompiuteryje įdiegta apskaitos programa ten dažniausiai neįtraukta. Patikrinti galima per minutę: įveskite programos pavadinimą į jų paiešką.

Ar duomenys turi keliauti į abi puses? Ne, ir pigiau pradėti nuo vienos krypties. Pirma nuspręskite, kurioje programoje įrašas atsiranda pirmas, o kita tegu jį tik gauna.

O jeigu programa moka tik spausdinti ataskaitas? Tada ta ataskaita ir tampa šaltiniu: sistema ją perskaito taip, kaip skaitytų žmogus. Toks projektas kainuoja daugiau nei paprasta jungtis, bet veikia.

Jau mokame už esamą integraciją. Ar reikia dar ko nors? Gali ir nereikėti. Esama integracija perkelia tai, kas aprašyta jos dokumentacijoje, o papildomo darbo prireikia tik tam, ko ji neperkelia.

Ko sujungimas neišsprendžia

Trys dalykai lieka nuošalyje.

Jūsų dvi programos gali būti jau sujungtos. Rivile savo dokumentacijoje įvardija Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Pigu.lt ir kelias kasas. Jei abi jūsų programos yra tokiame sąraše, pirmiausia paklauskite tiekėjo, kiek kainuoja tą integraciją įjungti.

Dokumentacija dar nereiškia, kad jūsų licencija tai leidžia. API dažnai parduodamas kaip atskiras modulis arba įeina tik į brangesnį planą. Tai patvirtina tiekėjas, o ne dokumentacijos puslapis, tad paklausti verta dar prieš skaičiuojant biudžetą.

Jungtis nėra vienkartinis pirkinys. Abi programos atnaujinamos, o senesnės API versijos kada nors išjungiamos. Apie tai tiekėjas praneša iš anksto, tik tą pranešimą kas nors turi perskaityti ir sureaguoti.

Nuo ko pradėti

Atsiverskite paskutinį užsakymą arba tiekėjo sąskaitą, kuri keliavo iš vienos jūsų programos į kitą. Pažiūrėkite, ką žmogus iš jos perkėlė pats, ir užsirašykite du dalykus: kurie laukai buvo suvesti ir ar kartu atėjo koks nors laisvas tekstas.

Jei žmogus perkėlė tik laukų reikšmes, programas galima sujungti ir tas darbas dingsta. Kiek tai kainuos, lemia grupė, kuriai priklauso jūsų programa. Jei kartu atėjo ir laisvo teksto, vien sujungimo nepakaks, nes tą tekstą kas nors vis tiek skaitys. Būtent skaitymas ir užima daugiausia laiko.

Toliau darbą perimame mes. Patikriname, ką iš kiekvienos jūsų programos realiai galima pasiimti. Dokumentacijoje aprašytas dalykas ne visada veikia jūsų versijoje. Paskui pasakome, kuriai iš trijų grupių ji priklauso, ir kiekvieną grupę įkainojame atskirai. Jei apskaitos programos integracija jau padaryta ir ją tereikia įjungti, pasakome ir tai. O procesų sutvarkymas prieš automatizavimą (opens in new tab) lieka ankstesnis žingsnis.

Susisiekite (opens in new tab), jei kas nors jūsų įmonėje kas savaitę perrašinėja tuos pačius įrašus.