Užsakymų apdorojimas 2026: nuo laiško iki sistemos

Patvirtintas užsakymas atkeliauja PDF failu. Vadybininkas atsidaro priedą viename lange, apskaitos programą kitame ir perrašo eilutes: klientas, prekė, kiekis, kaina, pristatymo data. Daugumoje mažų ir vidutinių įmonių užsakymų apdorojimas būtent taip ir prasideda. Perrašomi duomenys, kuriuos kitoje įmonėje jau suvedė kitas žmogus.

Į šį žingsnį verta pažiūrėti pirmiausia, nes jame nieko sudėtingo nėra. Kliento sistemoje duomenys jau sudėti į laukus, o jūsų programoje jiems paruošti tokie patys laukai. Tarp tų dviejų programų sėdi žmogus, kuris skaito vieną ekraną ir kopijuoja į kitą.

Kodėl užsakymų apdorojimas vis dar prasideda nuo perrašymo?

Todėl, kad dvi įmonės niekada nesusitarė dėl formato, ir nė vienai to daryti nereikia. Klientas užsakymą iš savo sistemos išsaugo PDF arba „Excel" failu, prisega jį prie laiško ir savo darbą laiko padarytu. Iš jo pusės tas darbas tikrai padarytas.

Jūsų pusėje tą patį užsakymą dabar turi perskaityti žmogus. Jis išsiaiškina, kurie jūsų prekių kodai atitinka kliento eilučių pavadinimus. Paskui patikrina, ar kiekis ir kaina sutampa su tuo, dėl ko buvo sutarta, ir viską suveda. Vėliau, ruošiant sąskaitą ir važtaraštį, tuos pačius duomenis tenka suvesti dar kartą.

Darbą sunkina tai, kad užsakymai ateina trimis pavidalais. Vieni yra PDF failai, sugeneruoti kliento sistemos, kiti yra kliento paties pildoma lentelė, treti tiesiog surašyti laiško tekste. Visi trys pavidalai yra normalūs, tik kiekvienas jų turi baigtis tuo pačiu: užsakymu jūsų sistemoje.

Anksčiau rašėme apie tai, kur komanda praranda laiką rankiniams darbams (opens in new tab). Čia imamės vieno tokio darbo ir išnagrinėjame jį nuo pradžios iki pabaigos.

Abiejose pusėse užsakymas jau skaitmeninis

Ir klientas, ir jūs dirbate su programomis. 2025 m. pradžioje debesų kompiuterijos paslaugas pirko 58,1% Lietuvos įmonių (opens in new tab). Elektroninį paštą debesijoje pirko 53,6%, o finansų ar apskaitos programas - 43,5%. Tai Valstybės duomenų agentūros skaičiai.

Vadinasi, užsakymas išeina iš vienos sistemos, pereina dvi debesijos pašto dėžutes ir pasiekia kitą sistemą. Paskutinius du metrus jį perneša žmogus, ir būtent tą užsakymų apdorojimo atkarpą galima panaikinti. Ji atsirado ne dėl technologijų: siuntėjui nesvarbu, kas vyksta toliau, o tokios tvarkos niekas neprojektavo.

Perrašymo kainos niekas neskaičiuoja, nes ji išsibarsto po visą dieną dešimties minučių gabalėliais. Užtat ji pasimato kitur. Užsakymai suvedami paskutiniai, važtaraštyje atsiranda kitokie skaičiai nei užsakyme, o vadybininkui išėjus atostogų suvesti juos nebėra kam.

Ką AI sistema padaro su laišku ir jo priedu?

AI sistema perskaito priedą tokį, koks jis atkeliavo, išrenka užsakymo eilutes, pasiūlo atitikmenis jūsų prekių kodams ir paruošia užsakymo juodraštį jūsų sistemoje. Žmogus jį patvirtina. Kai duomenys nesutampa, užsakymas sustoja ir laukia žmogaus, o ne keliauja toliau.

Štai čia AI sistema padaro tai, ko importas nepadaro. Importui reikia fiksuotos stulpelių tvarkos. Jis veikia tam vienam klientui, kuriam buvo nustatytas, ir nustoja veikti, kai tas klientas pakeičia savo šabloną. AI sistema tą patį užsakymą paima ir iš PDF, ir iš lentelės, ir iš laiško teksto. Ji remiasi tuo, kas dokumente parašyta, o ne tuo, kurioje vietoje tai stovi.

Sunkesnė dalis yra sugretinti kliento eilučių pavadinimus su jūsų prekių kodais, ir būtent čia dingsta valandos. Tuos pavadinimus rašė žmogus, kuris jūsų katalogo nematė. Sistema pasiūlo pirmą atitikmenį, žmogus jį vieną kartą patvirtina, ir nuo tada tas atitikmuo jau sutartas.

Kas lieka žmogui?

Žmogui lieka patvirtinimas ir visi atvejai, dėl kurių sistema abejoja. Švariai sutampantis užsakymas atkeliauja kaip juodraštis, kuriam užtenka vieno paspaudimo. O sustoja jis tada, kai prekės jūsų kataloge nėra, kai kaina skiriasi nuo sutartos arba kai kiekis neįprastas. Tada užsakymas keliauja įvardytam žmogui kartu su priežastimi, o fiksuotas šablonas toje pačioje vietoje būtų tiesiog atspėjęs.

Tą ribą reikia sutarti prieš paleidimą, o ne atrasti po jo. Klausimas, kas peržiūri sustabdytus užsakymus, yra labiau darbo pasidalijimo nei technikos reikalas.

Metalo lakštų gaminių įmonėje pertvarkėme kaip priimami ir įkainojami individualūs užsakymai (opens in new tab). Komanda nepadidėjo, o administracinio darbo aplink kiekvieną užsakymą jiems liko perpus mažiau. Tai buvo viena įmonė su savo darbo tvarka, tad jūsų įmonei tas skaičius nėra pažadas.

Penki klausimai, kuriuos užduoda įmonės

Ar sistema gali rašyti į mūsų programą, ar tik skaityti?

Gali ir viena, ir kita, bet tai du atskiri dalykai. Duomenis iš programos paskaityti paprastai pavyksta lengviau, o įrašyti į ją galima tik tiek, kiek pati programa leidžia. Tai patikriname prieš pažadėdami terminą. Jei programa įrašyti neleidžia, sistema paruošia juodraštį, o į programą jį suveda žmogus.

Kas nutinka, kai užsakymas ateina nenumatytu pavidalu?

Jis sustoja ir keliauja žmogui kartu su viskuo, ką pavyko perskaityti. Klausimas kainuoja mažiau nei blogai atspėtas juodraštis.

Klientai prekes vadina savo pavadinimais, ne mūsų kodais. Ar sistema susigaudys?

Taip, ir tai įprastas atvejis. Atitikmenų sutarimas yra pagrindinis tokio projekto darbas. Jis atliekamas po vieną kartą kiekvienam klientui, o ne kiekvienam užsakymui.

Nuo kokio užsakymų kiekio tai apsimoka?

Skaičiuokite perrašymą, o ne užsakymus, nes užsakymų apdorojimo laiką lemia skaitymas ir gretinimas. Dvidešimt užsakymų per mėnesį, kurių kiekvienas atima pusvalandį, yra stipresnis argumentas nei du šimtai viena tvarkinga forma.

Kas atsako, jei bus suvesta klaidinga eilutė?

Tas pats žmogus, kuris patvirtina juodraštį, lygiai kaip ir šiandien. Sistema paruošia juodraštį ir pažymi abejotinas eilutes, o pas klientą be patvirtinimo niekas neiškeliauja.

Kada perrašymo automatizuoti neverta

Trys atvejai, kai perrašymo automatizavimas nieko neduoda.

Užsakymai jau ateina per el. parduotuvę ar portalą. Kai klientas užsakymą suveda pats, duomenys jau sutvarkyti, ir tokio tarpo paprasčiausiai nėra. Lieka dviejų sistemų sujungimas, o tai mažesnis darbas.

Kiekvienas užsakymas derinamas iš naujo. Jei kiekis, kaina ir specifikacija pasikeičia trijuose laiškuose, kol kas nors patvirtinama, nėra pastovaus dokumento, kurį būtų galima skaityti. Pirma turi nusistovėti pats susirašinėjimas.

Užsakymų tikrai mažai. Keli užsakymai per savaitę iš tų pačių dviejų klientų ta pačia forma projekto nepateisina. Bendra pašto dėžutė, vienas sutartas šablonas ir tvarkingas sąrašas padarys tą patį.

Nuo ko pradėti

Paimkite dvidešimt paskutinių užsakymų ir suskirstykite juos pagal tai, kaip jie atkeliavo: PDF iš kliento sistemos, kliento paties pildoma lentelė ar tekstas laiške. Paskui suskaičiuokite, dėl kiek jų teko klausti kliento, kol užsakymą pavyko suvesti.

Lemia būtent klausimų skaičius. Jei dauguma užsakymų suvedami be klausimo, užsakymų apdorojimas yra sujungimo darbas. O kai dauguma reikalauja klausimo, pirma reikia sutvarkyti kliento pavadinimų ir jūsų kodų gretinimą, ir būtent nuo to toks projektas prasideda.

Susisiekite (opens in new tab), jei jūsų komanda perrašinėja užsakymus, atkeliavusius skaitmenine forma, ir pažiūrėsime, kurioje vietoje tą perrašymą galima automatizuoti.