Kur jūsų komanda švaisto laiką rankiniams darbams

Problema, apie kurią yra mažai kalbama

Yra darbų, kurie niekada neatsiduria pareigybės aprašyme.

Tai žmogus, kuris kas mėnesį sudarinėja tą pačią ataskaitą iš trijų skirtingų Excel failų. Tas, kuris rankiniu būdu sukelia sąskaitas faktūras į buhalterinę sistemą, nes niekas nesujungė procesų. Tas, kuris užsakymą iš el. pašto perkelia į CRM, tada į ERP, o tada dar siunčia patvirtinimą atgal.

Niekas nesutarė, kad tai jo darbas. Tiesiog taip susiklostė.

Ir keisčiausia tai, kad krizės nejaučiama. Darbai vyksta, terminų laikomasi. Todėl niekas ir neklausia: kodėl žmogus tai vis dar daro rankiniu būdu?

Šešios vietos, kuriose dingsta darbuotojų laikas

Esame matę pakankamai komandų, kad žinotume, kur dažniausiai slepiasi šios problemos. Beveik visada jos yra vienoje iš šių vietų:

1. Dokumentai, sąskaitos ir buhalterinės sistemos. Kažkas rankiniu būdu suveda sąskaitas (opens in new tab), sutartis ar važtaraščius į sistemą, nors jie galėtų būti siunčiami automatiškai. Dokumentas atkeliauja, žmogus jį atidaro, perskaito, suveda duomenis. Kiekvieną kartą tas pats.

2. Ataskaitos ir KPI. Mėnesinė ataskaita surenkama rankiniu būdu - skaičiai paimami iš vienos lentelės, suvedami į kitą, formatuojami, tikrinami. Procesas užtrunka valandas ir kartojasi kiekvieną mėnesį. Duomenys jau egzistuoja, tik nėra proceso juos sujungti.

3. Klientų užklausos. Užklausos pasiekia bendrą el. paštą ir laukia. Kažkas jas perskaito, suklasifikuoja, persiunčia ar atsako. Nėra nei rūšiavimo, nei automatizavimo, nei patvirtinimo klientui. Tiesiog eilė, priklausanti nuo to, kas pirmas peržiūrės laiškus.

4. Vidiniai procesai ir veiklos valdymas. Užsakymas į įmonę keliauja per „copy-paste“: nuo el. pašto iki CRM, iš CRM į ERP, iš ERP į komandų pokalbių programą. Viskas - rankiniu darbu. Kiekvienas žingsnis - rizika suklysti. Maži netikslumai kaupiasi, o Gartner (opens in new tab) duomenimis, bloga duomenų kokybė vidutiniškai įmonėms per metus kainuoja 12,9 mln. JAV dolerių.

5. Pardavimai ir pasiūlymai. Pasiūlymų paruošimas (opens in new tab) užtrunka ilgiau, nei klientas nori laukti. Informacija apie projektus, kainas, apimtis - visa ji jau yra, bet surinkti į vieną pasiūlymą užtrunka dienas. Kol jis parengiamas, pokalbis su klientu dažnai jau išblėsta.

6. Gamyba ir kainodara. Yra lentelė, kuri apskaičiuoja savikainą ir terminus. Ją sukūrė vienas žmogus. Jis ir supranta, kaip viskas veikia. Niuansai, apie kuriuos dažnai niekas nesusimąsto, kol tas žmogus išeina, o visi darbai sustoja.

Ir štai ko dauguma AI pardavėjų jums nepasakys: kartais sprendimas - visai ne dirbtinis intelektas.

Kodėl dauguma įmonių nieko nekeičia

Ne todėl, kad nematytų problemos. O todėl, kad sprendimo paieška atrodo neaiški.

Gal reikia dirbtinio intelekto? Naujos sistemos? Integracijos? O gal konsultanto, kuris tris mėnesius viską stebės, sudarys ataskaitą ir paliks mums PDF failą?

Sąžiningas atsakymas: priklauso nuo situacijos. O rizika pasirinkti neteisingai - tikra. Gartner (opens in new tab) duomenimis, daugiau nei pusė generatyvaus DI projektų taip ir lieka neįgyvendinti, dažnai dėl neišspręstų procesų arba netvarkingų duomenų. Dažnai niekas nepateikia tikslaus atsakymo, kol jau būni išleidęs pinigus.

Tai ir norėjome pakeisti.

Kaip mes veikiame

Sukūrėme diagnostiką (opens in new tab), kuri padeda nustatyti, į kurią kategoriją patenka jūsų procesas - dar prieš investuojant laiką ar lėšas - visa diagnostika užtrunka 3 minutes.

Tai ne balas ar palyginimas su rinka. Tai inžinieriaus žvilgsnis į konkrečią jūsų situaciją, kur iš tiesų stringa procesas ir ar verta jį keisti.

Kartais atsakymas paprastas: DI nereikia. Pakaktų sujungti jau turimas sistemas, kad dingtų 80 % darbo.

Kartais - procesą reikia išgryninti, nes automatizuoti netvarkingą sistemą reiškia tik didinti chaosą.

Kartais - tai tikrai verta investicijų, ir štai nuo ko pradėti.

Diagnostika (opens in new tab) - nemokama. Atsakymas „neverta“ - taip pat.

Kas vyksta po diagnostikos

Diagnostika (opens in new tab) pati savaime jau duoda atsakymą - ką verta tvarkyti, o ko ne. Kartais to ir pakanka.

O jeigu norite eiti toliau ir spręsti problemą kartu, siūlome tris gilinimosi būdus:

Quick Look - trumpa, tiksli vieno proceso apžvalga su inžinieriumi, kuris iš tiesų diegia procesus. Išeisite su aiškiu sprendimu „daryti / nedaryti“ ir konkrečiu pirmo žingsnio aprašymu.

Struktūrizuotas auditas - išsamus viso proceso įvertinimas nuo pradžios iki galo: kas vyksta, kur prarandamas laikas, koks paprasčiausias sprendimas. Ne teorija, o aiškus planas.

Deep Dive - kai proceso klaidos brangios ir rizikingos. Tuomet gilinamės į duomenis, aiškinames išimtis, rizikas ir klaidų vietas prieš teikdami rekomendacijas.

Audito kaina įskaitoma į diegimo paslaugą - už aiškumą mokate tik vieną kartą.

Vienas dalykas, kurį verta išgirsti aiškiai

Diegiame tai, ką patys rekomenduojame.

Tai svarbiau, nei atrodo. Tai reiškia, kad nesiūlome dirbtinio intelekto, jei pakanka integracijos, nes patys kursime ir prižiūrėsime sprendimą. Patarimai dėl to būna sąžiningi.

Dirbame su sistemomis, kurias jau naudojate: ERP, buhalterinėmis programomis, CRM, el. paštu, dokumentais, Excel, vidiniais įrankiais. Nieko neprašome keisti, kol nesuprantame, kur tikrai slypi problema.

Tikslas paprastas: mažiau rutinos ir daugiau darbo, kuris iš tiesų gerina įmonės rezultatus.

Jei nežinote, nuo ko pradėti

Būtent tam ir sukūrėme diagnostiką.

Trys minutės. Keli klausimai apie procesą. Sąžiningas atsakymas - ar verta gilintis toliau ir, jei taip, koks yra aiškus pirmas žingsnis.

Jokių balų. Jokio spaudimo. Tik profesionalo požiūris.

Pradėti diagnostiką (opens in new tab)