5 būdai, kaip dirbtinis intelektas keičia verslo procesus

Esame matę dešimtis įmonių, kurios galvojo, jog automatizavo savo darbo procesus, tačiau dauguma tik perkėlė savo netvarką į skaitmeninį formatą. Vietoje neveiksmingų procesų tiesiog prijungė kelis automatizavimo įrankius ir tai pavadino inovacija.

Tikroji dirbtinio intelekto (DI) verslo procesų automatizacija reiškia daugiau nei skaitmenizavimą. Tai visiškai naujas požiūris, kai darbo eiga perkuriama nuo nulio.

Kodėl tai svarbu būtent dabar? Nes kiekviena įmonė skelbia, jog automatizavo savo procesus, tačiau realus vaizdas kitoks - dauguma tiesiog perkėlė rankinį darbą iš popieriaus į ekraną. Kaip nurodo ProcessMaker (opens in new tab), didžiausia klaida - manyti, kad automatizavimas reiškia tiesiog greitesnį duomenų suvedimą. Tikroji DI automatizavimo vertė - išmanesni sprendimai, mažiau klaidų, trumpesni ciklai ir aukštesnė rezultatų kokybė.

DI automatizavimas - tai tarsi jūsų robotas-padėjėjas. Jis ne tik vykdo nurodymus, bet ir mokosi iš jūsų duomenų, laiku pastebi problemas ir pats adaptuoja procesus, be nuolatinių atnaujinimų. Rezultatas - pamatuojama nauda: 50% mažiau rankinio darbo, 70% mažiau klaidų ir nuolat gerėjanti sprendimų kokybė.

Šiame straipsnyje sužinosite, kur dažniausiai įmonės daro klaidas ir kaip tikra DI automatizacija gali iš esmės pakeisti darbo srautus. Aptarsime realius pavyzdžius, aiškius įrankių parinkimo kriterijus pagal sutaupytą laiką, sumažintas klaidas ir pagerintus sprendimus, bei pasidalinsime sėkmės istorijomis.

Norite sužinoti, ar jūsų automatizacija iš tiesų veikia? Skaitykite toliau ir atraskite penkis būdus, kaip DI išsprendžia darbo procesų problemas ilgalaikėje perspektyvoje.

1. Sąskaitų apdorojimas - daugiau nei skaitmenizavimas

Dažniausiai pasitaikanti klaida

Daugelis įmonių tiesiog nuskenuoja sąskaitas ir paleidžia paprastą OCR programą - ir viskas. Kažkas vis tiek ranka tikrina kiekvieną laukelį, taiso klaidas, derina su užsakymų duomenimis, seka patvirtinimus. Viso automatizuojama tik apie 20% viso proceso.

Pavyzdžiui, finansų skyrius per dieną nuskenuoja apie 50 sąskaitų. Sistema lengvai atpažįsta tiekėjų pavadinimus ir sumas, tačiau sunkiai susidoroja su ranka rašytais užrašais ar neryškiais antspaudais. Žmogui vis tiek tenka ieškoti PVM kodų, derinti sąskaitas su užsakymais ir taisyti gramatines klaidas prieš įvedant duomenis į apskaitą.

Toks sprendimas palieka apie 80% rankinio darbo.

Dažniausios klaidos:

• Netikslumai duomenų įvedime dėl nepatikimo OCR
• Rankinis sąskaitų ir užsakymų derinimas
• Vėluojantys patvirtinimai dėl neaiškios pocesų eigos
• Prarandama informacija sprendžiant išimtis

Neapgalvotas automatizavimas sukuria skaitmenį chaosas - daugybę nuskenuotų PDF dokumentų, kuriems vis dar reikalingas žmogaus įsikišimas.

Kaip DI keičia sąskaitų apdorojimą

DI ne tik mato sąskaitas - jis jas supranta. Dirbtinis intelektas geba:

• Ištraukti duomenis iš netvarkingų, ranka rašytų ar nekokybiškų dokumentų
• Automatiškai sulyginti sąskaitas su užsakymais, pažymėti neatitikimus
• Mokytis iš ankstesnių patvirtinimų ir parinkti tinkamą proceso eigą
• Prognozuoti, kurios sąskaitos kels problemų dar prieš joms patenkant į apskaitą

Tikras pokytis

Mūsų AI sąskaitų automatizavimo platforma (opens in new tab) visą padriką rankinį apdorojimą pavertė nuosekliu DI procesu. Ji tvarko įvairių formatų sąskaitas, automatiškai sulygina apmokėjimus iki 95 % tikslumu, sustabdo dvigubus mokėjimus, suranda nereikalingus prenumeratos mokesčius ir aptinka ankstyvo apmokėjimo nuolaidas. Finansų komanda sutaupo iki 40% laiko, išvengia brangių klaidų bei susigrąžina valandas, anksčiau praleistas darant monotoniškus darbus.

Toks sprendimas idealiai pritaikomas didelėms finansų komandoms, kurios kas savaitę tvarko šimtus ar tūkstančius tiekėjų sąskaitų. Rinkitės DI sprendimus, kurie specializuojasi finansų srityje, yra apmokyti realiais duomenimis ir lengvai integruojami į jūsų sistemas. Venkite universalių OCR įrankių - investuokite į platformas, kuriose veikia mašininis mokymasis, sukurtas būtent sąskaitų apdorojimui.

2. Klientų aptarnavimo automatizavimas

Dažniausiai pasitaikanti klaida

Dauguma įmonių įdiegia pokalbių robotus, kurie atsako tik į kelis klausimus - klientui paklausus kažko ne pagal numatytą scenarijų, robotas „užsikerta". Kartais net tris kartus reikia paprašyti „kalbėtis su žmogumi asistentu", kol iš tikrųjų prisijungia specialistas.

Įsivaizduokite, skambinate į banką - operatorius žino tik penkis atsakymus. Toks „pokalbis" vargina ir klientą, ir darbuotoją.

Pvz., e. prekybos įmonėje pokalbių robotas atsakinėjo į siuntos sekimo klausimus, bet patirdavo sunkumų, kai klientas užklausdavo apie siuntos grąžinimą. Rezultatas - augantis neišspręstų užklausų sąrašas ir mažėjantis aptarnavimo vertinimas.

Kodėl taip nutinka? Komandos neįvertina pokalbio sudėtingumo, niuansų. Kaip išskiria ProcessMaker (opens in new tab), ignoruojant kontekstą ir variacijas, sistema blaškosi, o klientas - nervinasi.

Kaip DI keičia klientų aptarnavimą

Modernus DI supranta klientų lūkesčius net tada, kai klausimai migloti ar emocingi. Jis ne tik ieško atsakymų dažniausiai užduodamų klausimų bazėje, bet ir nuolat mokosi iš kiekvieno dialogo.

DI robotai:

• Supranta klausimus įvairiais žodžiais, net jei jie nenuoseklūs ar emocingi
• Žino, kada skubiai perduoti užklausą realiam agentui ir suteikia jam pilną informaciją
• Nuolat gerina pokalbio kokybę (machine learning)

Galvokite apie DI kaip apie konsultantą, kuris atsimena visą jūsų istoriją ir akimirksniu prisitaiko prie naujų situacijų.

Pvz., mes sukūrėme DI grįstą vaizdo apklausų platformą (opens in new tab), kuri leidžia rinkti autentišką klientų atgalinį ryšį video formatu, automatiškai transkribuoja ir analizuoja emocinį toną, generuodama realias įžvalgas. Šis sprendimas padarė rinkos tyrimus greitesnius ir asmeniškesnius - atsakymai gaunami iš karto, kokybiškesni duomenys ir analitika be papildomų žmogiškų klaidų.

Įmonės, kurios pritaikė DI klientų aptarnavimui, sumažino užklausų skaičių (opens in new tab) net 52 %, o klientų pasitenkinimo rodiklis siekia 97 %. Taip veikia dirbtiniu intelektu paremtos sistemos.

Renkantis DI įrankius, remkitės savo poreikiais - didelėms korporacijoms tinka tokios platformos kaip „UiPath" ar „Automation Anywhere", tačiau vidutinėms įmonėms geriau ieškoti mažesnių, aiškesnių sprendimų. Svarbiausia - aiškiai apsibrėžkite poreikius prieš investuodami.

3. Potencialių klientų vertinimas

Dažniausiai pasitaikanti klaida

Dauguma įmonių naudoja paprastas taisykles: „Jei įmonė turi >50 darbuotojų IR apsilankė kainoraščio puslapyje = potencialus klientas!". Dažnai tokia sistema švaisto pardavimų komandos laiką, siūlydama susisiekti su klientais, kurie neturi nei biudžeto, nei susidomėjimo.

Pvz., SaaS tiekėjas skambina visiems didelių įmonių atstovams, kurie užpildė demo formą. Pusė jų - studentai, tikrinantys funkcijas baigiamąjam darbui, kita dalis - visiškai nesidomintys vartotojai. Pardavėjai švaisto laiką pokalbiams be perspektyvos.

Dėl to, kad tradicinės potencialių klientų vertinimo sistemos dažnai nepastebi svarbių signalų, kaip nauja finansavimo apimtis, įdarbinimo tendencijos ar veikla keliuose kanaluose, procesas nėra efektyvus. Kaip rašo Intelemark (opens in new tab), pagrindu veikianti sistemų automatika geba analizuoti didelius duomenų kiekius, aptinka subtilias tendencijas, kurias gali praleisti žmogus, ir leidžia pardavimų komandai sutelkti dėmesį į perspektyviausius klientus, taip sumažinant laiko švaistymą ir padidinant konversijos rodiklius.

Kaip DI keičia kontaktų atranką

DI pastebi:

• Kaip kontaktai iš tiesų bendrauja su turiniu (el. paštas, webinarai, pagalbos užklausos)
• Viešus signalus, kurie rodo ruošimąsi pirkimui
• Elgsenos duomenis skirtinguose kanaluose, ne tik svetainėje

Naudojant dirbtinį intelektą verslo procesų automatizavime, potencialių klientų vertinimas tampa prognozuojantis, o ne tik reaguojantis. DI sugeba atpažinti svarbius pirkėjų signalus ir nustatyti, kada kontaktas iš tiesų pasiruošęs pardavimui.

Įsivaizduokite, DI sujungia viešai prieinamą informaciją (pvz., atidaromi darbo skelbimai) su jūsų duomenimis (klientas naršo API dokumentaciją). Tai aiškus signalas - pirkimas gali įvykti, nors pagal standartinius balus klientas būtų nematomas.

Šis metodas prognozuoja perkamojo susidomėjimo tikimybę iš tūkstančių kintamųjų, kurių žmogus tiesiog nepastebėtų.

Tikras pokytis

Lyderiaujančios įmonės pardavimo ciklą trumpina iki 40%, tiesiog duodamos DI daugiau duomenų. Pardavėjai daugiau nebešvaisto laiko, o kalba su tais, kurie tikrai pasiruošę pirkti.

DI kontaktų vertinimas tinka įmonėms, kurios vykdo sudėtingus B2B pardavimus ir stebi daugybę kanalų. Pradėkite nuo aiškaus pirkėjo kelio žemėlapio ir testuokite DI įrankius, kurie sujungia skirtingus signalus. Aiškiai nusistatykite tikslus - taip pasieksite apčiuopiamų rezultatų ir nesuklysite su pasirinkimu.

4. Dokumentų ruošimas

Kodėl šablonai neveikia

Šablonai, šablonai ir dar kartą šablonai.

Daugelis įmonių naudoja šablonus ir rankinį duomenų įvedimą, dėl ko atsiranda klaidų, vėlavimas, net atitikties rizikos.

Pavyzdžiui, didelės organizacijos dažnai susiduria su skirtingais ir pasenusiais sutarčių šablonais tarp komandų, kas sukelia neatitikimų ir teisinę riziką. Rankinis dokumentų rengimas ir tikrinimas prailgina darbo eigą, vargina darbuotojus ir klientus.

Kaip DI sprendimai keičia dokumentų ruošimą

DI sugeba:

• Kurti dokumentus nuo nulio, remdamasis dabartiniais duomenimis
• Automatiškai parinkti toną, ilgį ir sudėtingumą pagal gavėją
• Ištraukti reikalingą informaciją iš kelių šaltinių
• Atnaujinti dokumentus dinamiškai, kai keičiasi reikalingi duomenys

Vietoje tuščių langelių pildymo - DI sukuria dokumentą pagal realią situaciją, parenka formuluotes pagal adresatą.

Pvz., DI suriša derybų užrašus, standartines sąlygas ir kliento poreikius - paruošia visiškai naują sutartį, kuri tinka tiek startuoliui, tiek konservatyviai korporacijai. Pakeičiate skaičių CRM sistemoje - DI automatiškai atnaujina visus susijusius dokumentus.

Teisininkai vertina tikslumą, bet neberašo visko nuo nulio. Rezultatas - mažiau klaidų, greitesnis ruošimas, aukštesnė kokybė visoje komandoje.

Didelės įmonės jau mato naudą: Toyota (opens in new tab) tiekėjų sutarčių rengimą su DI sprendimais paspartino net 30% ir ženkliai sumažino klaidų skaičių. Barclays (opens in new tab) finansinių dokumentų apdorojimui DI sutrumpino laiką 50% ir pagerino atitikimą teisės aktams.

DI sprendimai ne tik taupo laiką, jie užtikrina nuoseklumą bei įžvalgas, kurių šablonai tiesiog nesuteikia.

5. Ataskaitų lentelės, kurių niekas neskaito

Dažniausiai pasitaikanti klaida

Komandos kuria spalvingus skydelius su galybe rodiklių. Vadovai į juos pasižiūri kartą per mėnesį ir vis tiek klausiasi: „Ką visa tai mums reiškia?“

Įsivaizduokite, kad mažmeninės prekybos vadovas kiekvieną pirmadienį prisijungia prie sistemos. Pardavimai išaugo 9%, o atsargų sąnaudos didėja. Skydelis rodo skaičius, bet nesuteikia atsakymų, kodėl taip vyksta arba ką reikia iš karto taisyti.

Tradiciniai ataskaitų įrankiai suteikia daug duomenų, bet retai pateikia aiškius sprendimus. Komandos praleidžia valandas diskutuodamos, kurie rodikliai svarbiausi, arba praleidžia svarbius pokyčius, nes niekas neturi laiko viską išsamiai išanalizuoti.

Kaip DI palengvina darbą

DI ne tik rodo duomenis - jis išskiria svarbiausius dalykus:

• „Pajamos augo 12%, bet naujų klientų paieška tapo brangesnė 18% - štai kodėl"
• Praneša: „Projektas X atsilieka trijomis savaitėmis"
• Paaiškina: „Šis Q4 kritimas įprastas, bet kylimas - nebūdingas"

Įsivaizduokite, ataskaita sako „Pajamos augo, nes nauji klientai prisijungė po praėjusio mėnesio kampanijos", ar perspėjimas - „Klientų mažėjimas 30% viršija įprastą lygį - priežastis gali būti siuntimo vėlavimai".

DI ataskaitose galioja principas: pirmus 30% sudaro duomenų rinkimas ir vaizdavimas, kitus 70% - reikšmės išskyrimas ir pasiūlymai, ką daryti. Tikras sprendimų automatizavimas, kai komanda iškart žino, kur sutelkti dėmesį.

Pereidami nuo duomenų krūvos prie išvadų, komandos priima sprendimus greičiau ir aiškiau. Vadovai, kurie dirba su DI sprendimais, turi analitiką 24/7 - jis fiksuoja tendencijas ir rizikas, kurių žmogus dažnai nespėja pastebėti.

Komandos spėja reaguoti ne po mėnesio susitikimų, o akimirksniu. Vadovams, kurie remiasi DI sprendimais, tai nuolatinis analitikas, kuris pastebi anomalijas ir sujungia įžvalgas, žmogui dažnai nematomas.

Ko dažnai nepastebite?

Visur ta pati taisyklė: blogas automatizavimas pakeičia tik pasikartojančius veiksmus.

Gerai įdiegtas DI perima sprendimų priėmimo lygmenį.

Įmonės, kurios sėkmingai naudoja DI, ne tik veikia greičiau, bet ir priima išmanesnius sprendimus platesniu mastu.

Ką automatizuojate neteisingai?

Jeigu investuojate į automatizavimą, o pokyčio nejaučiate (kalbame apie 50% ir daugiau sutaupyto laiko), greičiausiai automatizuojate ne tą sluoksnį.

Norite, kad automatizavimas iš tikrųjų duotų rezultatų? Susisiekite su mumis (opens in new tab) ir mes įvertinsime jūsų procesus, tiksliai nurodysime, kur DI atneš tikrą vertę, ir padėsime kurti išmanesnius, be klaidų veikiančius procesus, taupančius jūsų laiką ir pinigus.