Duomenų kopijavimas tarp sistemų: ką automatizuoti

Duomenų kopijavimas tarp sistemų prasideda ten, kur dvi programos laiko tą pačią informaciją ir neturi kaip viena kitai jos perduoti. Tą informaciją perneša žmogus. Šis darbas yra realus, kartojasi kas savaitę ir nėra įrašytas į niekieno pareigas. Šiame straipsnyje aprašome, kurį tokį kopijavimą verta panaikinti, kurį pigiau palikti, ir ką AI sistema padaro ten, kur įprasta integracija sustoja.

Duomenų perkėlimą tarp įrankių jau esame minėję tarp sričių, kuriose komanda švaisto laiką rankiniams darbams (opens in new tab). Tada jis stovėjo greta kitų rankinių darbų ir atrodė kaip vienas darbas. Realiai jų yra keturi, ir kainuoja jie nevienodai.

Kur dingsta valandos, kurių niekas nepriskyrė

Tos valandos yra kituose darbuose. Žmogus atsisiunčia sąrašą ataskaitai, pertvarko du stulpelius, kad kita programa juos priimtų, ir įklijuoja rezultatą. Darbo laiko apskaitoje ta valanda vadinasi ataskaita, o kopijavimas jos viduje neturi jokio pavadinimo.

Kokio masto tai reiškinys, matyti iš Europos duomenų. Eurostatas skaičiuoja, kiek įmonių naudoja ERP programinę įrangą (opens in new tab), ir apibrėžia ją kaip programas, kurių paskirtis yra leisti informacijai judėti tarp skirtingų įmonės funkcijų: pirkimų, pardavimų, ryšių su klientais, finansų ir personalo. 2025 m. tokią programinę įrangą naudojo 41% mažų ES įmonių ir 89% didelių (opens in new tab). Ryšių su klientais valdymo programas naudojo 25% mažų ir 65% didelių įmonių.

Šiuos skaičius verta skaityti kaip atsakymą į klausimą, kas neša informaciją tarp funkcijų. Didelėje įmonėje tai daro programinė įranga. Mažoje pardavimus su finansais dažnai sujungia žmogus su dviem atidarytais langais.

Duomenų kopijavimas įmonėje neatsiranda dėl kieno nors sprendimo. Įrankiai perkami po vieną: pardavimams CRM, buhalterijai apskaitos programa, projektams lenta. Kiekvienas jų išsprendžia savo skyriaus problemą, o kaip duomenys keliaus iš vieno į kitą, paaiškėja vėliau, kai tai tenka daryti žmogui.

Keturi duomenų kopijavimo tipai

Žemiau surašytos keturios priežastys, dėl kurių tas pats skaičius ar pavadinimas atsiduria dviejose vietose. Kiekviena jų sugenda savaip.

Pavadinimų sutapatinimas ir yra ta vieta, kurioje sustoja dauguma jungimo projektų. Vieno lauko perkėlimas ar taisyklės užrašymas yra įprastas inžinerinis darbas: dvi sistemos, vienas suderintas laukas, viena kryptis. Skirtingi pavadinimai grįžta nuolat, nes tas pats tiekėjas registruotas vienu teisiniu pavadinimu, sąskaitas išrašo kitu, o CRM sistemoje išsaugotas taip, kaip jį 2023 m. suvedė pardavimų vadybininkas.

Ką padaro integracija ir kur ji sustoja

Integracija perkelia lauką iš vienos sistemos į kitą tada, kai abi pusės sutaria, kaip tas laukas vadinasi ir kas jame turi būti. Užsakymo numeris į užsakymo numerį, suma į sumą. Ši dalis jau beveik išspręsta, tokią sąsają pastato bet kuris geras programuotojas.

Sunkumai prasideda ten, kur abi sistemos tą patį dalyką aprašo skirtingai. Prekė sandėlyje turi vidinį kodą, o parduotuvėje komercinį pavadinimą. Data ateina vienu formatu, o saugoma kitu. Tas pats klientas sistemoje yra du kartus, nes kažkas kartą įvedė papildomą tarpą.

Kiekvienam tokiam atvejui galima parašyti taisyklę. Kitai sistemai ar kitam tiekėjui ją tenka rašyti iš naujo, ir tas sąrašas niekada neužsidaro.

Būtent čia AI sistema padaro tai, ko taisyklė nesugeba: gaunamą reikšmę ji lygina su tuo, kas realiai jau yra užregistruota, o ne su iš anksto surašytu šablonu, ir kartu pasako, kiek yra tikra dėl atitikmens. Kai tikrumo užtenka, sutapimas užregistruojamas. Jei ne, įrašas sustoja ir laukia žmogaus, o galimus atitikmenis sistema parodo šalia. Taisyklė čia nepasiūlo nieko, nes suveikusi klaidingai ji atrodo lygiai taip pat, kaip suveikusi teisingai.

Kaip tai atrodo mūsų pačių sistemose

Tokias sistemas statome kitoms įmonėms, tad apie savo pačių produktus kalbame kaip suinteresuota pusė.

Mūsų sąskaitų sistema perskaito dokumentą ir rezultatą įrašo į tą apskaitos programą, kuri įmonėje jau naudojama. Kelias priklauso nuo to, ką ji leidžia: arba tiesioginė sąsaja, arba failo importas. Nė vienu atveju pačios programos keisti nereikia.

Tas pats principas didesniu mastu veikia AI Business Brain (opens in new tab), kurį pirmiausia pasidarėme sau. Jis laiko įmonės kontekstą vienoje vietoje ir jungiasi prie įrankių, kuriuose darbas jau vyksta: CRM, ERP, pašto, kalendoriaus, dokumentų, projektų lentų, pokalbių ir finansų sistemų.

Mūsų pačių komandai tai reiškia vieną dalyką: to paties kliento duomenų niekas nebeperrašinėja iš vienos sistemos į kitą, nes visos jos ima juos iš tos pačios vietos.

Kada kopijuoti yra pigiau

Ne kiekvienas duomenų kopijavimas vertas sąsajos. Trys atvejai, kai pigiau palikti kaip yra.

Perkėlimas, kuris vyksta du kartus per mėnesį ir užtrunka kelias minutes, nėra projektas. Valandų nedaug, rizikos taip pat, o sąsają dar reikėtų prižiūrėti, ir ta priežiūra kainuotų daugiau nei pats kopijavimas.

Sistemos, kurią jau nuspręsta keisti, jungti neverta. Sąsaja su įrankiu, kuris netrukus bus pakeistas, reiškia, kad tas pats darbas apmokamas du kartus, o antrą kartą mokama būtent tada, kai sistema keičiama.

Nepatogiausia tada, kai kopijavimas yra vienintelis patikros žingsnis visame procese. Žmogus, perkeldamas skaičius, juos dar kartą perskaito, pamato, kad suma atrodo ne taip, ir pataiso ją dar prieš įrašydamas į kitą sistemą. Panaikinus kopijavimą, kartu dingsta ir ta patikra. Sąžiningas atsakymas čia yra patikrą padaryti atskiru žingsniu, nes patikra, kuri laikosi tik ant rankinio darbo, automatizavimo neatlaikys. Dėl tos pačios priežasties esame rašę, kad procesų automatizavimas prasideda nuo proceso sutvarkymo (opens in new tab).

Nuo ko pradėti

Atsidarykite vieną užduotį, kurią baigėte praėjusią savaitę, ir suskaičiuokite, į kiek langų buvo suvestas tas pats skaičius.

Du langai ir jokio neatitikimo reiškia, kad kopijavimas yra nepatogumas. Trys langai ir du skirtingi atsakymai reiškia, kad kopijavimas jau tapo duomenų problema, o sistemų sujungimas tokiu atveju yra tik dalis darbo: pirma reikia nuspręsti, kuri versija teisinga. Duomenų kopijavimas yra pigus tol, kol versijos sutampa. Šis skaičiavimas ir skirtas pagauti tą kartą, kai jos nustoja sutapti.

Susisiekite (opens in new tab), ir kartu pereisime per vieną tokį srautą, įskaitant ir tą galimybę, kad jo jungti neverta.