Mėnesio ataskaita: kodėl ji užtrunka savaitę ir kas tą laiką grąžina

Mėnesio ataskaita užtrunka dienas todėl, kad ją kažkas turi surinkti. Skaičiai eksportuojami iš kelių sistemų, sudedami į vieną lentelę, peržiūrimi ir tik tada aprašomi. Vadovas laukia tik paskutinės dalies: paaiškinimo, kas pasikeitė ir ką su tuo daryti. Visa, kas prieš tai, yra paruošimas, kurio niekas neužsakė. Šiame straipsnyje pereinama per kiekvieną žingsnį ir pasakoma, kuriuos iš jų šiandien gali perimti sistema.

Serijoje jau buvome išvardiję šešias sritis, kuriose komanda švaisto laiką rankiniams darbams (opens in new tab), ir rankinio darbo kainą, kurios ataskaitos nerodo (opens in new tab). Abiejuose straipsniuose ataskaitos buvo tik paminėtos tarp kitų sričių, nepaaiškinant, kur tose dienose dingsta laikas. Čia joms skiriamas visas straipsnis: kur tos dienos dingsta ir kuriuos žingsnius galima atiduoti sistemai.

Kur iš tikrųjų dingsta mėnesio ataskaitos dienos

Paklausus finansų vadovo, kiek trunka mėnesio uždarymas, gaunamas vienas skaičius. Paklausus, iš ko tos dienos susideda, vaizdas pasikeičia.

Kiek tų dienų būna, yra išmatuota. APQC, kuri renka verslo procesų lyginamuosius duomenis, turi tam atskirą rodiklį. Skaičiavimas pradedamas nuo pirminio bandomojo balanso, tai yra nuo pirmos suvestinės, kurioje mėnesio apskaitos įrašai jau sudėti. Nuo jos iki vadovybei skirtos laikotarpio ataskaitos užbaigimo (opens in new tab) 3 287 organizacijų mediana yra dešimt dienų.

Dešimt dienų nuo tos suvestinės, o aprašomas mėnuo baigėsi dar anksčiau. Kol ataskaita atsiduria ant stalo, trečdalis kito mėnesio jau praėjęs, ir visus tų dienų sprendimus kažkas priėmė jos neturėdamas.

Penki ataskaitų ciklo žingsniai ir tie, kuriems reikia žmogaus

Taip mes išskaidome ataskaitų ciklą, prieš ką nors siūlydami. Skaidymas yra mūsų, o vidurinis stulpelis surašytas iš pokalbių su įmonėmis, ne iš paskelbtos normos.

Pirmi du žingsniai užima didžiąją savaitės dalį, ir juose nėra nė vieno sprendimo. Ketvirtas žingsnis, komentaro rašymas, atrodo kaip tas, kurio sistemai atiduoti neįmanoma. Bet AI jau gali surinkti visus už skaičiaus stovinčius įrašus, palyginti juos su praėjusiu mėnesiu ir pateikti pirmą paaiškinimo variantą kartu su nuoroda į duomenis. Sprendimą, ką tas skaičius reiškia verslui, priima žmogus, tik jis pradeda nuo juodraščio, o ne nuo tuščio lapo.

Tas pats klientas, užrašytas trimis būdais

Įrašų sulyginimas atima daugiau laiko, nei kas nors planuoja, ir taisyklė jo niekada neužbaigia iki galo.

CRM sistemoje įmonė įrašyta kaip UAB Example. Apskaitos programoje ji yra Example UAB. Laiko apskaitos įrankyje ji yra Example (naujas). Žmogus pažiūri į tuos tris variantus ir atsakymą žino per sekundę. Taisyklei reikia pasakyti kiekvieną kartą, kiekvienam variantui, ir pasakyti iš naujo, kai atsiranda dar vienas.

AI sluoksnis sprendžia iš konteksto. Jis perskaito pavadinimą, įmonės kodą, jei jis yra, adresą ir tai, ką ta įmonė anksčiau pirko, tada grąžina atitikmenį kartu su tikrumu. Kai sistema nėra pakankamai tikra, atvejis keliauja žmogui, ir galimi variantai jau būna ekrane. Kai tikrumo užtenka, įrašas susiveda pats, ir niekas jo nemato. Kiek to tikrumo turi užtekti, nusprendžiate jūs.

Būtent tai skiria ataskaitą, paruoštą antrą darbo dieną, nuo tos, kuri laukia, kol kas nors turės laisvą popietę.

Klausimas ataskaitai paprasta kalba

Baigta ataskaita iš karto sukelia klausimų. Kuris klientas nutempė maržą žemyn. Ar viršvalandžiai susitelkę vienoje komandoje, ar pasklidę per tris. Kiekvienas toks klausimas reiškia, kad pirminiai duomenys atidaromi dar kartą, todėl atsakymas dažniausiai ateina kitą dieną.

Čia AI jau leidžia klausti savais žodžiais, nemokant rašyti duomenų bazės užklausų, ir čia verta atvirai pasakyti, kur yra riba. Kol kas nė viena sistema to nedaro taip tiksliai kaip žmogus. BIRD teste, kuris naudoja realias įmonių duomenų bazes, o ne mokomuosius pavyzdžius, duomenų inžinieriai teisingai atsako į 92,96% klausimų, o stipriausia sistema į 82,39% (opens in new tab).

Skirtumas maždaug dešimt procentinių punktų, ir jis pasako, kaip tokią sistemą statyti. Atsakymas per kelias sekundes yra vertingas. Atsakymas, kurio niekas negali patikrinti, nevertas nieko, todėl naudinga tik tokia versija, kuri parodo, kokią užklausą paleido ir kiek eilučių suskaičiavo. Tada žmogus patvirtina atsakymą per minutę, o ne atkuria jį per valandą.

Ką analitikos sluoksnis pakeitė mums

Analitikos sluoksnį pirmiausia pasidarėme sau, dar prieš siūlydami ką nors panašaus kitiems. Mūsų pačių sistemose prieiga prie verslo skaičių tapo tris kartus greitesnė, o viršvalandžių sąnaudos sumažėjo 30%.

Antras skaičius nustebino labiau. Viršvalandžiai susidarydavo mėnesio pabaigoje, kai duomenis reikėdavo surinkti per kelias dienas. Kai tas rinkimas liko sistemai, valandos grįžo į įprastą darbą.

Kada greitesnė mėnesio ataskaita nepadės

Kartais prie ataskaitų ciklo sėsti neverta. Tai matyti iš trijų ženklų, ir pirmas pasitaiko dažniausiai.

Mėnuo dar neuždarytas. Jei tiekėjų sąskaitos vis dar ateina aštuntą dieną, ataskaita negali būti baigta anksčiau, kad ir kaip greitai skaičiai būtų surenkami. Tikrasis stabdis yra dokumentų eilė, ir tai atskiras projektas su atskiru atsiperkamumu.

Niekas pagal ataskaitą nieko nedaro. Ataskaita, kuri rengiama todėl, kad visada buvo rengiama, taps greitesnė ir liks neskaityta. Verta paklausti, kuris sprendimas per pastarąjį pusmetį pasikeitė dėl jos.

Du padaliniai nesutaria dėl skaičiaus. Sistema tą nesutarimą parodys antrą dieną vietoj dešimtos, ir tai naudinga. Bet pats nesutarimas nuo to neišnyks. Kažkam vis tiek reikia nuspręsti, kurią pajamų apibrėžtį įmonė naudoja, ir to už jus nepadarys jokia technologija.

Nuo ko pradėti

Pradėti verta nuo pusvalandžio pokalbio. Jame pereinam per jūsų ataskaitų ciklą, pažiūrim, kurie iš penkių žingsnių atima daugiausia laiko, ir pasakom, ką realiai galima atiduoti sistemai, per kiek laiko ir kiek tai kainuotų. Tą sistemą po to statome ir įdiegiame patys.

Susisiekite (opens in new tab), ir suderinsime laiką.