Kai vienas žmogus virsta sistema

Beveik kiekvienoje komandoje yra tas vienas žmogus, kuris „tvarko sąskaitas".

Galbūt tai biuro vadovas. Gal žmogus iš buhalterijos. O gal įmonės vadovo asistentas, kuris tą darbą perėmė prieš trejus metus ir taip ir nebepaleido.

Kiekvieną dieną (arba kiekvieną savaitę, arba kaskart, kai atkeliauja prekės) tas žmogus atsidaro el. laišką ar atsidaro PDF ir pradeda įvesti duomenis. Tiekėjo pavadinimas. Sąskaitos numeris. Prekės. Suma. Įveda į apskaitos programą, į ERP sistemą. Kartais - pirmiausia į „Excel", o tik tada į apskaitos programą. Kartais - net du kartus, nes sistemos tarpusavyje nesusikalba.

Niekas oficialiai šito darbo jam nepaskyrė. Jis tiesiog prilipo, kol tapo kasdienybe.

Ir šios problemos niekas nesprendžia, nes „niekas nedega".

Beveik kiekvienas verslas taip dirba. Ir tikriausiai niekas nesuskaičiuoja, kiek sąskaitų suvedimas rankiniu būdu realiai atsieina.

Sąskaitų suvedimas rankiniu būdu kainuoja daugiau, nei atrodo

Dauguma įmonių vadovų sako, kad tai užima „gal kokią valandą per dieną. Tikrai nesvarbu".

Tik paskaičiavus realius skaičius, vaizdas pasikeičia.

Rinkos tyrimai, pvz., iš Ardent Partners (opens in new tab) ir APQC (opens in new tab), rodo, kad tikroji kaina už vieną sąskaitą siekia 13-20 JAV dolerių. Kai suskaičiuojate darbuotojo laiką, klaidų taisymą, susirašinėjimą su tiekėjais ir vėluojančius mokėjimus dėl praleistų sąskaitų - kaina auga.

Jei tvarkote 200 sąskaitų per mėnesį, išleidžiate 2 600-4 000 JAV dolerių. Kas mėnesį.

Ir visa tai - už darbą, kurio niekas nė nepastebi.

O pinigai - dar ne blogiausia dalis.

Kas vyksta iš tikrųjų

1. Laikas, kuris tyliai kaupiasi. Valanda per dieną - tai 20 valandų per mėnesį, arba dvi su puse darbo dienos. Vienam žmogui. Vienai užduočiai, kuri neduoda jokios įžvalgos, nekuria santykių ir neneša jokios strateginės vertės - tik perkelia duomenis iš vienos vietos į kitą. Tas žmogus tikriausiai puikiai atlieka savo darbą. Tik ne šitą.
2. Klaidos, kurios ilgai lieka nepastebėtos. Rankiniu būdu įvedamų duomenų klaidų tikimybė - apie 1-4 % (opens in new tab), skaičiuojant kiekvienam laukui. Sąskaitose tai reiškia neteisingai įvestą sumą, ne tą tiekėją, ar ne tą PVM kodą. Daugumos klaidų iš karto nepamatysi - jos išlenda tik derinant balansą, per auditą arba kai tiekėjas paskambina klausdamas, kodėl negavo apmokėjimo. O iki tol nuo pradinio įrašo jau būna praėję kelios savaitės, ir jį padaręs žmogus nebeprisimena konteksto.
3. Procesas, kuris gyvena vieno žmogaus galvoje. Tai - trapumas, apie kurį niekas nekalba. Jūsų „sąskaitų žmogus" žino, kurie tiekėjai siunčia keistų formatų PDF'us. Žino, kad tiekėjas X galutinę sumą visada rašo antrame puslapyje. Žino, kad tam tikro kliento dokumentuose „draft" žymą galima ignoruoti - jis tiesiog taip siunčia. Žino visus apėjimo būdus.

Ir visa tai niekur neužrašyta.

Jis išeina dviem savaitėms atostogų - ir kas tada? Arba kitas žmogus bando kažkaip susitvarkyti ir pridaro klaidų, arba sąskaitos kaupiasi, kol jis grįžta. Bet kuriuo atveju ką tik supratote, kad kritinis verslo procesas remiasi į vieną žmogų - ir sužinojote tai tik todėl, kad kažkas išvažiavo atostogauti.

Kada automatizacija iš tikrųjų pasiteisina

Apie automatizaciją prikalbama daug tuščių žodžių - „dirbtinis intelektas pakeis jūsų verslą" ir panašiai. Aišku. Galbūt. Kada nors.

Bet dokumento perskaitymas ir struktūruotų duomenų perkėlimas į sistemą - sąskaitų suvedimo rankiniu būdu esmė - yra vienas iš nedaugelio dalykų, kuriuos programa iš tikrųjų atlieka geriau nei žmogus. Ne todėl, kad žmonės to nesugeba, o todėl, kad žmonės per daug tinkami svarbesniems darbams, kad būtų švaistomi šitam.

Ši užduotis turi aiškų įėjimą (dokumentas), aiškų rezultatą (laukai sistemoje) ir aiškias taisykles (šis laukas čia, ta suma ten). Ji kartojasi šimtus kartų. Jai nereikia nei sprendimų, nei kūrybos.

Jai reikia tik kantrybės ir tikslumo. O programa turi begalinę kantrybę ir nedaro rašybos klaidų.

Atvirai: „DI tai gali padaryti" ≠ „jums reikia DI"

Štai kur pasakysime tai, ko mažai kas tikisi iš IT įmonės:

Kartais DI jums nereikia. Kartais nereikia jokios automatizacijos.

Keli atvejai, kuriuos matome nuolat:

Sistemos jau susikalba - tik niekas nesujungė. Jūsų apskaitos programa ir ERP jau turi integraciją, kuri dvejus metus stovi nepajudinta. Sprendimas - pusės dienos konfigūracija, o ne individualus kūrimas.

Pirma reikia susitvarkyti procesą. Sugedusio proceso automatizavimas jo nepataiso - tik greičiau padaugina netvarką, dar didesniu mastu. Jei sąskaitos vedamos trimis skirtingais formatais, nes niekas nesusistemino jų priėmimo, automatika ištikimai atkartos tą patį chaosą. Pirma - tvarka, tik paskui automatizacija.

Per maži kiekiai. Jei per mėnesį vedate vos dešimt sąskaitų, tuomet automatizacija greičiausiai neatsipirks. Rankinis vedimas užtrunka gal pusvalandį. Automatizacija kainuoja ir sukurti, ir prižiūrėti. Įvertinkite, ar apsimoka, prieš pradedant.

Tai tikrai atsiperka. Jei per mėnesį apdorojate 500+ sąskaitų, prie jų sėdi du žmonės, o klaidos vėlina mokėjimus - nauda reali ir greita. Matėme atvejų, kai automatizacija atsiperka per porą mėnesių.

Vienintelis būdas sužinoti, kuris atvejis jūsų, - pažiūrėti į tikrą procesą, o ne į jo įsivaizdavimą.

Kaip įsitikinti, ar verta automatizuoti

Didžiąją dalį galite įvertinti patys, dar prieš kviesdami specialistus. Keli sąžiningi signalai pasako beveik viską, ką reikia žinoti.

Pirmiausia - kiek kartų procesas kartojasi per mėnesį. Jei daugiau nei 50 - verta pasigilinti. Jei 10 - tikriausiai ne.

Toliau - kiek duomenys jau skaitmeniniai. Tvarkingu PDF ar el. laišku ateinančios sąskaitos apdorojamos daug pigiau nei ranka pildytos formos ar skenuotas popierius. Kuo skaitmeniškesnis įėjimas, tuo pigiau jį sutvarkyti.

Paklauskite savęs, kiek realiai kainuoja klaida. Klaida, ištaisoma per dvi minutes, - smulkmena. Klaida, virstanti mokėjimo ginču, PVM deklaracijos klaida ar sugadintais santykiais su tiekėju - jau ne.

Pasverkite, kiek procesas stabilus. Nuolat besikeičiantys formatai ir sistemos brangiai kainuoja ir automatizuoti, ir išlaikyti. Nuspėjami - pigūs.

Ir galiausiai signalas, kurio nėra jokioje ataskaitoje: jei viskas sustotų vienam žmogui savaitę susirgus, tas trapumas yra reali kaina, kad ir ką sakytų skaičiai.

Jei atpažįstate bent tris iš šių signalų - verta skirti dvidešimt minučių ir realiai išsiaiškinti, kas vyksta.

Kaip išsiaiškinti savo situaciją

Būtent tam sukūrėme nemokamą 3 minučių diagnostiką (opens in new tab).

Jūs apibūdinate vieną procesą, mes pateikiame inžinieriaus įvertinimą.

Trys galimos išvados:

Greitas sprendimas. Sutvarkyti paprasčiau, nei atrodo. Gal tai integracija, apie kurią nežinojote. Gal nedidelis skriptas. Sužinosite jau per pirmą pokalbį.

Pirma - tvarka. Procesą reikia susisteminti prieš automatizuojant. Pasakysime, ką ir kodėl reikia keisti - nesvarbu, ar dirbsite su mumis.

Neverta. Kartais sąžiningas atsakymas toks: kiekiai nepateisina kainos, procesas per daug nestabilus arba yra pigesnis sprendimas. Verčiau pasakysime dabar, nei sukursime tai, kas neatsiperka.

Jei jūsų komandoje yra tas žmogus, kuris „tvarko sąskaitas", o jūs niekada nepažiūrėjote, kiek tai kainuoja - užtenka trijų minučių sužinoti, ar verta ką nors keisti.

Pradėti nemokamą diagnostiką (opens in new tab).

Norite pamatyti, kur dar komanda praranda laiką rankiniams darbams? Aprašėme čia (opens in new tab).