Kaip išsirinkti patikimą IT konsultantą

Įsivaizduokite, patikimas IT ekspertas ateina į jūsų komandą būtent tą akimirką, kai viskas stovi vietoje.

Jaučiate, kad kažkas ne taip - sistemos lūžinėja, komandos balansuoja ties riba, augimas stringa, o trūksta tik aiškumo. Jums reikia žmogaus, kuris padėtų viską sudėlioti į vietas. Tam ir egzistuoja IT konsultacijos.

IT konsultantas pažvelgia į rimčiausias jūsų problemas ir pasako, ką verta keisti pirmiausia. Jis paverčia klausimą „Nuo ko pradėti?" į aiškų „Štai jūsų kitas žingsnis".

IT konsultacijos nėra skirtos tik didelėms tarptautinėms įmonėms. Net startuoliai kovoja su tomis pačiomis problemomis - pasklidusiais duomenimis įvairiose platformose ir pasenusiais procesais. Neseniai MOR Software atliktas tyrimas (opens in new tab) rodo: IT konsultantų kainos dažniausiai svyruoja tarp 50-250$ už valandą, priklausomai nuo patirties, regiono ir specializacijos. Kai rizika tokia didelė, kiekvienas žingsnis tampa svarbus.

Tačiau štai kas stabdo daugumą komandų - jos šoka tiesiai į darbus be jokio plano. Susiranda konsultantus anksčiau, nei suvokia, ką tiksliai reikia spręsti ir kiek laiko ar biudžeto gali tam skirti. Taip išauga išlaidos ir projektai užstringa. Ratcliff IT pastebi (opens in new tab), kad neskyrus laiko procesui suformuoti, dažnai išleidžiama nemažai biudžeto visai be reikalo.

Šis gide rasite viską pateiktą paprastai ir aiškiai - patikrinti žingsniai, kurie išties veikia tokiose komandose kaip jūsų. Sužinosite, kaip aiškiai įvardyti iššūkius, nusistatyti realius biudžetus, suplanuoti terminus ir nuo pat pradžių įtraukti žmones, kurie yra svarbiausi sprendimuose. Perskaitę žinosite tiksliai, ką pasiruošti prieš pasikviečiant IT konsultantą ir kaip jų patarimus paversti pokyčiais, kurie išlieka.

Būtini pasiruošimai

Prieš susisiekiant su IT konsultanu, būkite pasiruošę šiuos dalykus:

1. Aiškus problemos aprašymas. Užrašykite, kas neveikia arba ko trūksta. Konkretumas - jūsų sąjungininkas. „Sąskaitų išrašymas užtrunka tris dienas" kur kas geriau nei „Mums reikia greitesnių sistemų".
2. Biudžetas. Žinokite, kiek galite išleisti. Užtenka ir apytikslės sumos, pavyzdžiui, 10-30 tūkst. eurų intervalas jau suteikia konsultantui aiškumo.
3. Pagrindiniai sprendimų priėmėjai. Suraskite, kurie žmonės turės patvirtinti sprendimus – finansų, veiklos, IT vadovai. Užsitikrinkite jų pritarimą kuo anksčiau.
4. Prieiga prie esamų sistemų. Surinkite prisijungimus, sistemų schemas, tiekėjų kontaktus. Konsultantai nesudėlios sprendimų, jei nematys, kaip viskas veikia.
5. Lūkesčių terminas. Ar rezultatų reikia už trijų mėnesių, o gal už metų? Realus terminas padės konsultantui tiksliau suplanuoti darbus.

Dabar turite tvirtą pagrindą. Jei nors vieno šio punkto neturite - nesitikėkite stabilaus judėjimo į priekį.

Kontrolinis taškas: Peržvelkite sąrašą su komandos vadovybe. Užtikrinkite, kad visi sutaria, ką ir kodėl darote.

IT konsultacijų paslaugos ir kainodaros modeliai

Kaip nustatomos konsultavimo kainos?

Pradėkite nuo to, kuris kainodaros modelis tinka jums. Dažniausiai naudojami trys - valandinis, dienos įkainis arba fiksuota kaina už projektą.

• Valandinis įkainis - kaip taksi skaitliukas. Mokate už kiekvieną konsultanto praleistą valandą. Didelis lankstumas - jei darbų daugėja ar mažėja, nereikia perdaryti sutarties.
• Dienos įkainis suteikia aiškumą. Jei projektas reikalauja nuolatinio įsitraukimo savaitėms, žinote, kiek kainuos kiekviena diena.
• Fiksuota projekto kaina nurodo visą sumą už apibrėžtą darbą. Sutariate - konsultantas padaro. Rizika sumažėja, nes žinote tikslų biudžetą dar nepradėjus.

Pavyzdžiui, jei reikia kibernetinio saugumo audito dviem savaitėms ir konsultantas siūlo 180 € už valandą, mokėsite tik už realų laiką. Bet jei planuojamas tikslus perkėlimas į naują sistemą, fiksuota kaina sumažins riziką.

Dabar matote skirtumą - lankstumas (valandos) prieš aiškumą (fiksuota kaina).

Kontrolinis taškas: Kiekviena pusė turi pritarti pasirinktam apmokėjimo būdui. Tai padės išvengti nesusipratimų vėliau.

Valandinis ar fiksuotas - kurį rinktis?

Palikite lūkesčius atvirus - valandiniai įkainiai dažniausi nuolatinei pagalbai. Tai idealu, jei reikalavimai vis dar kinta. Patyrę konsultantai paprastai už valandą ima 100-300 €. Kaina priklauso nuo patirties ir regiono.

Projektinės kainos labiau tinka aiškioms, iš anksto apibrėžtoms užduotims, susietoms su pasiekimais pagal terminus. Pavyzdžiui, sukurti individualią CRM sistemą gali kainuoti apie 20 tūkst. eurų fiksuotai - nesvarbu, ar konsultantas užtruks ilgai, ar dirbs sparčiai.

Valandine apmokėjimo sistema gaunate lankstumą, bet mažiau aiškumo dėl galutinės sumos, kadangi darbų gali padaugėti. Su fiksuota kaina svarbiausia nuo pat pradžių aiškiai apibrėžti, kas yra įskaičiuota į kainą.

Kontrolinis taškas: Peržiūrėkite pavyzdines sutartis, kad būtų aiškiai įvardyta kainodara, galimi pokyčiai ir papildomi darbai.

Kas lemia IT konsultavimo kainas?

Yra keli veiksniai, kurie lemia, kiek mokėsite už individualius programinės įrangos sprendimus:

1. Vieta. Kainos labai skiriasi priklausomai nuo šalies ar net miesto. JAV konsultantai ima dvigubai brangiau, lyginant su Rytų Europa.
2. Patirtis. Aukštos kompetencijos specialistų valandinis įkainis 2-3 kartus didesnis nei paprasto IT pagalbos darbuotojo.
3. Projekto sudėtingumas. Kuo sudėtingesnis jūsų projektas, tuo aukštesnė kaina. Penkių senų sistemų sujungimas brangesnis nei paprastas el. pašto įdiegimas.
4. Įmonė ar laisvai samdomas specialistas? Kiekviena didesnė konsultacijų įmonė atsiveda komandą ir administracines išlaidas, o individualūs konsultantai siūlo mažesnes kainas, bet turi mažiau pajėgumų.

Pavyzdžiui, JK įmonės dažniausiai prašo 80-200 svarų už valandą (apie 106-267 €), priklausomai nuo paslaugos apimties ir rinkos.

Pasiekę šį tašką, žinote, kas lemia kainodarą ir kur jūsų poreikiai telpa šioje skalėje.

Rekomendacija: Gaukite pasiūlymus bent iš dviejų tiekėjų. Palyginkite ne tik kainą, bet ir patirtį, reputaciją, sėkmės istorijas.

1 žingsnis: Aiškiai apibrėžkite projekto apimtį

Planuokite projektą tarsi architektas - nuosekliai. Įvardykite visas funkcijas, integracijas, verslo taisykles, kurios svarbios. Pavyzdžiui, jei nori atsiskaitymų portalo su automatiniais priminimais, detaliai užsirašyk kiekvieną funkciją:

• „Automatiniai el. laiškai siunčiami kasdien 9:00 val."
• „Administratoriaus skydelis su sąskaitų stebėjimu realiu laiku"
• „Integracija su Xero API"

Suskirstykite darbus į etapus: pirma - poreikio išsiaiškinimas, tada - kūrimas, galiausiai - testavimas. Žymėkite prioritetus, kad IT ekspertai duotų tikslias individualių programinės įrangos sprendimų kainas.

Remkitės tikrais skaičiais: ne „daug sąskaitų", o „200 per mėnesį". Ne „apskaitos programos integracija", o „Xero API integracija".

Kontrolinė lentelė:

1. Privalomos funkcijos. Atskirkite, kas būtina nuo to, kas būtų „gerai turėti".
2. Naudotojų skaičius. Kiek žmonių naudosis sistema? Penkiems naudotojams nereikės tokios pačios infrastruktūros kaip penkiems šimtams.
3. Išvardinkite integracijas. API, duomenų bazės, seni programiniai sprendimai.
4. Saugumas. Ar tvarkote mokėjimo duomenis? Medicinos informaciją? Kiekvienam taikomi skirtingi atitikties reikalavimai.
5. Paleidimo terminai. Nurodyk realistiškas datas, susietas su verslo etapais. Pavyzdžiui, „II ketvirčio paleidimas, kad palaikyti naujų klientų įvedimą“ yra geriau nei „kaip įmanoma greičiau“.

Dabar jūsų poreikių aprašymas paruoštas - konsultantas gali įvardyti aiškias kainas, nes nebelieka spėlionių.

2 žingsnis: Lyginkite konsultacijų kainas ir struktūras

Patikrinkite, kokios konsultavimo kainos vyrauja jūsų regione ir srityje. Pradedantieji konsultantai ima apie 25-50 € per valandą - dažniausiai tai paprasta pagalba ar startuolių nauji projektai.

Patyrę IT ekspertai dažnai taiko kelių pakopų kainodarą:

• Valandinis įkainis. Atvira, judri veikla - mokate pagal poreikį. Lankstumas didelis, bet išlaidų aiškumas mažas.
• Fiksuota kaina. Viskas aišku - galutinė suma už aiškų rezultatą. Aišku, ką ir kiek mokėsite.
• Mėnesinis mokestis. Kas mėnesį gaunate nustatytą valandų skaičių. Taip išvengiate netikėtų sąskaitų.

Pavyzdžiui, jei norite pagalbos produkto paleidimo metu, mėnesinis mokestis garantuoja prioritetinę pagalbą be staigmenų.

Ratcliff IT analizė (opens in new tab) rodo, kad vidutinės įmonės siūlo „mišrius" modelius (valandos plius priedai už tam tikrus etapus).

Užduokite kandidatams šiuos klausimus:

1. Ar apmokestina valandiniu, ar projekto pagrindu?
2. Kas įskaičiuota į pagrindinį įkainį?
3. Ar taikomi papildomi mokesčiai už darbą ne darbo valandomis? Skubūs taisymai dažnai kainuoja 1,5-2 kartus daugiau nei standartiniai įkainiai.
4. Kaip tvarkote naujus, procese atsirandančius poreikius?

Kontrolinis taškas: Lyginkite pasiūlymus, ne tik valandinę kainą, bet ir kas priskaičiuota į kainą (atsakymo laikas, ataskaitos, dokumentacija).

3 žingsnis: Derėkitės dėl sudėtingų projektų sąlygų

Kai aiškiai supratote poreikius ir galimas kainas, verta judėti į derybų etapą. Derėkitės logiškai, kaip derybose dėl automobilio kainos, tik su daugiau aiškumo, mažiau blefo.

Paryškinkite, kur galimi kompromisai. Pavyzdžiui, sakydami „Galėtume pirmame etape atsisakyti neesminių funkcijų." parodytumėte, kad suprantate biudžeto ribas, bet laikotės pagrindinių tikslų.

Remkitės realiais pavyzdžiais: Guardian IT akcentuoja (opens in new tab), kad inžinerinių projektų konsultacijos siekia 100-300€ už valandą. Tokie skaičiai gali būti pradiniai derybose.

Derybose prašykite:

1. Apmokėjimo dalimis pagal rezultatus. Pvz., 30% avansas, likusi suma po patvirtinimo - taip apsaugosite abi puses.
2. Reguliarių aptarimų. Susitarkite dėl kas antrą savaitę vykstančių demo susitikimų, kad galėtumėte koreguoti prioritetus. 
3. Papildomų darbų įkainiai. Jei prireiktų daugiau valandų, nei numatyta, iš anksto sutarkite dėl mažesnių viršvalandžių įkainių.

Sutartyje turi būti aiškiai išvardyti visi darbai, atskirti pagal etapus, ir papildomų keitimų tvarka.

Kontrolinis taškas: Patikrinkite, ar visi etapai ir papildomos išlaidos aiškiai įrašytos. Tik tada pasirašykite dėl IT konsultacijos paslaugų ir kaštų.

Baigę šį etapą, turėsite konkretų problemos sprendimą, biudžetui pritaikytą modelį ir išvengsite nemalonių staigmenų.

Dažniausios klaidos ir kaip jų išvengti

Nepakankamai aiškiai apibrėžti darbai

Konsultacinei įmonei aiškiai nurodykite visus reikalavimus, svarbius etapus ir tikėtinus rezultatus. Jei reikia debesijos migracijos ir personalo mokymų, aiškiai išskirkite abu poreikius. Daugelis įmonių klysta pasirinkdamos neaiškius aprašymus, vėliau tai sukelia papildomas išlaidas.

Paprašykite tiekėjo ataskaitos su darbų sąrašu, palyginkite su savo tikslais. Jei kas neaišku - klauskite iš karto.

Dabar turite tikslią pasiūlą be pilkų zonų. Įsitikinkite, kad terminai apima visus etapus, ne tik startą, bet ir palaikymą po paleidimo.

Ratcliff IT (opens in new tab) išskiria, kad aiškiai apibrėžti darbai yra būtinybė norint išvengti netikėtų išlaidų.

Neįskaičiuotos išlaidos

Atidžiai peržiūrėkite visas sąmatos eilutes. Ar kur nors pažymėta „papildoma", „pagal poreikį"? Dažnai įtraukiama kelionių, licencijų ar palaikymo kaina, kuri nebūna skaičiuojama iš pradžių.

Paprašykite konsultanto aiškiai išvardyti „papildomus kaštus" ir juos įkainoti.

Pasitikrinkite, ar už skubią pagalbą netaikoma papildoma kaina. Guardian IT pažymi (opens in new tab), kad netikėti kaštai dažnai kyla dėl licencijų, infrastruktūros, saugyklos, atitikimo reikalavimų ar mokymų.

Dabar sutartyje jau turėtų būti aiškiai matomos visos planuojamos išlaidos - tiek pagrindinės, tiek papildomos.

Kuo skiriasi valandiniai ir fiksuoti įkainiai

Nuspręsk, kuri kainodaros struktūra geriausiai atitinka tavo poreikius. Valandinis įkainis suteikia lankstumo, bet gali nepastebimai išpūsti biudžetą. Fiksuota projekto kaina užtikrina aiškų biudžetą, tačiau reikalauja labai tiksliai apibrėžti apimtį iš anksto.

Pavyzdžiui, 175 $ už valandą JAV rinkoje yra įprastas tarifas už aukšto lygio ekspertines paslaugas. Kitose šalyse įkainiai gali būti mažesni, priklausomai nuo specializacijos ir paklausos.

Prieš priimant sprendimą verta gauti bent tris komercinius pasiūlymus. Tai padeda objektyviai juos palyginti ir pamatyti keistus įkainius ar paslėptus priedus - taip lengviau išryškėja išsišokantys tarifai ar mokesčiai.

Ar normalu mokėti 100€ už konsultaciją? Priklauso nuo vietos ir kompetencijos.Įkainiai labai skiriasi pagal kompetenciją ir projekto sudėtingumą, todėl prieš derantis visada verta pasilyginti su vidutinėmis panašių paslaugų kainomis tavo rinkoje.

Laikydamiesi šių žingsnių, apsaugosite savo biudžetą ir aiškiai suprasite, už ką mokate IT konsultacijoms.

Kada jau esate pasiruošę pradėti?

Jūs pasiruošę, jei galite į visus penkis klausimus atsakyti „taip":

1. Ar tiksliai užrašėte savo problemą? Ne „pagerinti IT", o, pavyzdžiui, „sumažinti sąskaitų tvarkymo laiką nuo 3 dienų iki 3 valandų".
2. Ar turite biudžetą ir vadovų pritarimą? Finansų komanda jau patvirtino išlaidas.
3. Ar jau lyginote bent du tiekėjus? Apžvelgėte ne tik kainą, bet ir patirtį, komunikaciją.
4. Ar jūsų aprašymas pakankamai konkretus, kad trys konsultantai įvardytų panašias darbo valandas?
5. Ar turite prieigą prie dabartinių sistemų ir duomenų? Konsultantams reikia matyti, ką turite dabar.

Jei ką nors praleidote - grįžkite ir pataisykite spragą. Tik tada pereikite prie sutarties pasirašymo.

Kontrolinis taškas: Pasidalinkite šiuo sąrašu su vadovybe. Įsitikinkite, kad visi sutaria - laikas žengti kitą žingsnį.

Išvada

Dabar jau žinote, kaip pasirinkti IT partnerius ir sprendimus, kurie atitiks jūsų verslo poreikius. Tikrinant atsiliepimus, peržiūrint sėkmės pavyzdžius ir drąsiai klausiant apie darbo principus, atsiranda aiškumas. Tai padeda atskirti patikimus partnerius nuo tuščių pažadų.

Atrinkite tiekėjus, kurie praeina šį testą. Planuokite pokalbius apie jūsų tikruosius verslo tikslus. Reikalaukite aiškių, pamatuojamų žingsnių: bandomųjų projektų, skaidriai apibrėžtų sutarčių, aiškių terminų. Kai abi pusės aiškiai sutaria dėl rezultatų dar prieš pradedant, net negandos virsta sprendimais, o ne papildomais rūpesčiais.

Tinkamas konsultantas tampa ne tik paslaugų tiekėju, jis tampa gidu jūsų pokyčių istorijoje. Aukščiausia patirtis kainuoja daugiau, tačiau grąža - ilgalaikiai rezultatai ir augimas.

Ši kelionė prasideda aiškumu ir baigiasi rezultatais, kuriuos galite pamatuoti. Pasitikėkite procesu - ir savimi priimant sprendimus.

Mes kuriame individualius programinės įrangos sprendimus jūsų verslui. Padedame įgyvendinti jūsų idėjas ir augti kartu. Susisiekite su mumis.

Jei planuojate IT projektą ir reikia pagalbos pritaikant šį sąrašą savo situacijai, susisiekite su mūsų komanda (opens in new tab). Kartu peržvelgsime jūsų tikslus, aptarsime galimus partnerius ir padėsime susidėlioti konsultavimo modelį, kuris atitiktų jūsų apimtį, biudžetą ir terminus.