Likučių nesutapimas 2026: kaip rasti priežastį

Pirmadienio rytą sandėlininkas perskaičiuoja vieną lentyną. Programa rodo vieną kiekį, o lentynoje prekių yra mažiau. Jis užrašo skirtumą lape ir dirba toliau. Likučių nesutapimas ir yra tas skirtumas tarp užrašyto kiekio ir to, kiek prekių realiai yra sandėlyje.

Nesutapimą rasti greita. Paaiškinti užtrunka dienas. Priežastis beveik visada yra vienas judėjimas: atvežimas, nurašymas arba grąžinimas, kuris į apskaitą pateko kitu metu arba nepateko visai. Tą vieną judėjimą ir reikia surasti tarp šimtų kitų.

Kodėl perskaičiavimas parodo skirtumą, bet ne jo priežastį?

Todėl, kad perskaičiavimas parodo vienos dienos būklę, o skirtumas susidarė palaipsniui. Lape matyti, kad du skaičiai nesutampa. Kuris atvežimas, nurašymas ar grąžinimas tą skirtumą sukūrė, iš to lapo nematyti.

Kaip dažnai įrašai nesutampa, jau yra išmatuota. 2026 m. birželį ECR Retail Loss paskelbė Yacine Rekiko, Ariso Syntetoso ir Christopho Glocko ataskaitą. Autoriai peržiūrėjo daugiau nei 1,3 mln. likučių patikrų šešiuose prekybos tinkluose, apie 231 parduotuvėje. Rezultatas telpa į vieną eilutę: beveik 60 proc. patikrintų įrašų buvo netikslūs (opens in new tab). Tie netikslūs įrašai skyla beveik pusiau. Maždaug 32 proc. visų patikrintų įrašų programa rodė daugiau prekių, nei jų buvo lentynoje. Dar 28 proc. buvo atvirkščiai: lentynoje prekių rasta daugiau, nei rodė programa.

Matavimas apėmė prekybos tinklo parduotuves, o ne gamyklos sandėlį ar didmeninį padalinį. Tas skaičius rodo kryptį, o ne jūsų sandėlio prognozę.

Iš kur atsiranda likučių nesutapimas?

Didžiąją nesutapimo dalį sudaro penkios priežastys, ir jas sieja vienas dalykas. Kiekvienu atveju prekė sandėlyje pajudėjo, o apskaitoje tas pajudėjimas neatsirado.

Prekės atvažiavo anksčiau už dokumentą. Siunta jau sandėlyje, o važtaraštis tebeguli vairuotojo kabinoje. Tiekėjo sąskaita ateina po trijų savaičių. Kol važtaraštis neįvestas, prekės sandėlyje yra, o sistemoje jų nėra.

Medžiaga paimta gamybai be nurašymo. Gamybos užsakymui prireikė dar kelių lakštų skardos, kas nors juos atnešė, ir darbas tęsėsi. Medžiaga iš lentynos išėjo, o nurašymo niekas nepadarė.

Grąžinta prekė grįžo į lentyną ir niekur kitur. Klientas prekes atsiuntė atgal, o sandėlis jas sudėjo. Kreditinė sąskaita buvo sutarta susirašinėjant. Prekės į lentyną grįžo, o apskaitoje jos tebėra parduotos.

Ta pati prekė apskaitoje turi du kodus. Tiekėjas pakeitė prekės kodą, arba tą pačią detalę kas nors įvedė antrą kartą. Abu kodai turi kiekį, ir nė vienas atskirai neatrodo klaidingas. Fizinis likutis teisingas, o apskaitoje jis padalytas pusiau.

Nurašymas sutartas žinute. Suglamžyta pakuotė, klientui išsiųstas pavyzdys, bandymui panaudota atraiža. Visi šie atvejai yra tikri ir turi tikrą priežastį, o ta priežastis lieka susirašinėjime.

Nė viena iš penkių priežasčių nėra skaičiavimo klaida. Visais atvejais prekė pajudėjo anksčiau, nei apie tai atsirado įrašas. Todėl rytoj perskaičiavus skirtumas bus tas pats.

Kas vyksta, kol skirtumas neišaiškintas?

Sprendimai toliau priimami pagal skaičių, kuriuo niekas netiki. Pirkimų vadovas užsako dar vieną partiją to, kas jau guli kitame sandėlio gale. Pardavėjas pažada pristatymo datą prekėms, kurios išvažiavo praėjusią savaitę. Gamyba laukia medžiagos, kuri sistemoje yra, o lentynoje jos nebėra.

Paskui atsiranda antra kaina, ir pamatyti ją dar sunkiau. Žmonės nustoja naudotis skaičiumi ir eina pasitikrinti į lentyną. Tas ėjimas taip pat yra administracinis darbas, tik jo niekas neskaičiuoja. Užduočių sąraše jis neatsiranda niekada.

Per mėnesio uždarymą visa tai susikaupia vienu metu. Kas nors turi prie kiekvienos eilutės parašyti, kodėl likutis pasikeitė. Tas darbas ir yra tikroji likučių nesutapimo kaina.

Ką sistema gali paaiškinti pati?

Taisyklė gali palyginti du skaičius ir pranešti, kad jie skiriasi. Kad pasakytų, kuris atvežimas ar nurašymas tą skirtumą sukūrė, jai reikėtų visų judėjimų, užrašytų vienoda forma ir vienoje vietoje. Kaip tik to ir trūksta. Skirtumą sukuria būtent tie judėjimai, kurie jokio tvarkingo įrašo nepaliko.

AI sistema skaito dokumentus tokius, kokie jie yra. Ji atsiverčia nufotografuotą važtaraštį ir randa kiekį, prirašytą šalia atspausdintos eilutės. Ta pati sistema perskaito laiško sakinį, kuriuo buvo sutartas grąžinimas. Ji perskaito ir žinutę, kuria patvirtinta, kad pavyzdys išsiųstas. Iš viso to ji gali pasiūlyti, kurie judėjimai paaiškina skirtumą ir kurios eilutės lieka be paaiškinimo.

Peržiūrėti reikia tik tas eilutes, kurių sistema nepaaiškino, o jų paprastai būna nedaug. Pati sistema paaiškina įrašą, bet kiek prekių realiai yra lentynoje, ji nepasako.

Toliau rašau apie mūsų pačių darbą, ir už tokius projektus mums moka.

Plieno ir metalo konstrukcijų gamintojui sukūrėme medžiagų įrašų sistemą. Atvežimai, sandėlio vietos ir perkėlimai joje užfiksuojami vieną kartą, tą pačią minutę, kai įvyksta. Projekto puslapyje (opens in new tab) tai aprašyta paprastai. Atvežta medžiaga fiksuojama su kiekiu, tipu ir sandėlio vieta. Darbuotojai atvežimus ir saugojimo vietas užrašo iškart. Sistema užfiksuoja kiekvieną perkėlimą nuo paėmimo iš sandėlio iki panaudojimo objekte.

Paskelbto skaičiaus, kiek nuo to sumažėja likučių nesutapimas, neturime, tad jo čia ir nėra. Tas projektas parodo siauresnį dalyką. Kai prekė pajuda ir įrašas atsiranda tą pačią minutę, vėliau nebelieka ko atkurinėti. Būtent čia AI agentas skiriasi nuo taisyklėmis paremto įrankio (opens in new tab): taisyklei reikia vienodos formos, o agentui jos nereikia.

Dažni klausimai

Ar reikės keisti apskaitos programą? Ne. Dirbame su judėjimais ir juos pagrindžiančiais dokumentais. Rezultatas įrašomas atgal į tą programą, kurią jau naudojate, o kaip tai padaroma, priklauso nuo pačios programos galimybių.

Ar pirma reikia brūkšninių kodų ir skaitytuvų? Jie padeda, bet nėra būtina sąlyga. Nuskaitymas padeda įrašą padaryti iškart. Aukščiau surašytos priežastys yra apie judėjimus, kurių niekas neužrašė. Tad šias dvi problemas verta atskirti dar prieš perkant įrangą.

Kaip dažnai perskaičiuoti? Perskaičiuokite dažniau nei kartą per metus ir po mažiau pozicijų. Trumpas mėnesinis greitai judančių prekių perskaičiavimas parodo likučių nesutapimą anksti. Tada jį sukėlę atvežimai ir nurašymai dar būna švieži, ir juos pavyksta atsekti.

Kas nusprendžia, koks skirtumas priimtinas? Jūsų įmonė, ir tai verslo, o ne techninis klausimas. Sistema gali pažymėti viską, kas viršija jūsų nustatytą ribą. Tą ribą kas nors turi nustatyti ir perimti pažymėtų atvejų eilę.

Ar sistema gali nurašyti skirtumą pati? Neturėtų. Perskaityti dokumentą ir pakeisti likutį yra du skirtingi leidimai. Antrasis priklauso žmogui.

Tvarkingas įrašas nepadaro likučio teisingo

Trys atvejai, kai likučių nesutapimo priežasties ieškoti neverta.

Skirtumas nurašomas, ir priežasties niekas neieško. Dalis įmonių metų gale jį paprasčiausiai nurašo ir dirba toliau. Tada tų valandų paprasčiausiai nėra, nes priežasties niekas ir neieškojo. Tokioje įmonėje aukščiau aprašytas darbas neturi pirkėjo.

Judėjimas nepalieka jokio pėdsako. Visi aukščiau aprašyti būdai remiasi tuo, kad judėjimas kur nors užfiksuotas: važtaraštyje, laiške ar žinutėje. Kai pėdsako nėra visai, skaityti nėra ko. Įrašą turi padaryti tas žmogus, kuris medžiagą perkelia, o to žmogaus mes nevaldome. Jei sandėlyje tokio įpročio nėra, pirma reikia jo, nes procesų automatizavimas prasideda nuo proceso sutvarkymo (opens in new tab).

Visas skirtumas sėdi vienoje prekių grupėje. Jei nesutampančios eilutės yra vien pakuotės arba iš atviros dėžės imamos tvirtinimo detalės, atsakymas paprastas. Reikia susitarti, kas jas ima ir kada tai užrašo. Tokiam susitarimui nereikia nei programinės įrangos, nei tiekėjo.

Nuo ko pradėti

Atsiverskite paskutinio perskaičiavimo lapą ir pereikite eilutes, kuriose buvo skirtumas. Prie kiekvienos pažymėkite, ar ją paaiškina koks nors dokumentas: važtaraštis, nurašymas, kreditinė sąskaita ar žinutė. Paskui suskaičiuokite eilutes, prie kurių neatsirado nieko.

Būtent antrasis skaičius ir yra tas, kurį verta žinoti. Jei dauguma eilučių dokumentą vis dėlto turėjo, lieka tuos dokumentus perskaityti ir sugretinti. O eilutės, prie kurių nieko neatsirado, rodo ankstesnę vietą: tą minutę, kai prekė pajuda, o įrašo niekas nepadaro.

Mes perskaitome dokumentus, kurie tuos judėjimus pagrindžia. Paskui pasakome, kurią skirtumo dalį galima priskirti ir kurios negalima. Rezultatą įrašome atgal į jau naudojamą programą. Susisiekite (opens in new tab), jei likučių nesutapimas kas mėnesį atima dienas. Pirmam pokalbiui prie jūsų sistemų jungtis nereikės.