Nuo įrankių chaoso prie veikiančios automatizacijos

Dauguma komandų pradeda nuo tos pačios klaidos. Jos pamato gerai atrodančią demonstraciją, pasirašo sutartį ir tikisi, kad viskas susidėlios savaime. Praėjus pusmečiui, jos vis dar kovoja su įrankiu, o ne juo naudojasi.

Pažįstama situacija, tiesa?

Tiesa tokia - standartiniai automatizavimo įrankiai nėra kuriami jūsų verslui. Jie pritaikyti visiems.

Tai, ką bandote suvaldyti, nėra žmonių ar mokymų problema. Tai neatitikimas tarp to, kaip jūsų komanda iš tikrųjų dirba, ir to, kaip kažkuris produktų vadovas įsivaizduoja, kad komandos turėtų dirbti.

Matėme pardavimų vadovus, švaistančius biudžetus bandydami sujungti skirtingus įrankius. Komandos skęsta tiekėjų sutartyse, o sandoriai prasprūsta pro pirštus. Kalbėjomės su išsekusiomis komandomis, kurioms automatizacija turėjo palengvinti gyvenimą, bet galiausiai tik padidino darbo krūvį.

Rinka vis siūlo greitesnius sprendimus. Mes manome, kad jums reikia kažko kito. Ne daugiau funkcijų. Ne gražesnių ataskaitų. Tiesiog automatizavimo, kuris prisitaiko prie jūsų darbo būdo, o ne verčia jus keistis.

Šis vadovas parodys, kodėl standartiniai įrankiai nuolat nuvilia ir ką su tuo daryti. Pabaigoje tiksliai žinosite, kur yra spragos jūsų dabartinėje sistemoje ir kaip jas ištaisyti be drastiškų pakeitimų.

Trys dalykai, kuriuos reikia sutvarkyti iš karto

Prieš imdamiesi procesų automatizavimo, išsigryninkite tris dalykus:

Susirašykite esamą darbo eigą. Užsirašykite kiekvieną žingsnį nuo pirmo kontakto iki uždaryto sandorio. Nepraleiskite "neoficialių" veiksmų - būtent jie dažniausiai lemia rezultatą. Komandos, praleidusios šį etapą, mėnesių mėnesius bando prisitaikyti prie netinkančių šablonų.

Užtikrinkite suinteresuotų šalių palaikymą. Pardavimų vadovas, operacijų vadybininkas ir IT turi sutarti dėl problemos. Be susitarimo automatizacija taps dar vienu nenaudojamu įrankiu.

Išsigryninkite sėkmės rodiklius. Pasirinkite dvi ar tris jums svarbias metrikas, pvz., kiek valandų sutaupoma per savaitę, kiek sumažėja klaidų, kiek pinigų susigrąžinama. Miglotos frazės kaip „dirbti geriau" garantuoja miglotus rezultatus.

1 žingsnis: Kodėl standartiniai sprendimai neveikia

Kaip procesų valdymo sistemos ryja pinigus

Daugelis komandų į automatizavimo programas žiūri kaip į stebuklą. Nusiperka licenciją, sujungia kelias programas ir laukia rezultatų.

Realybė kiek kitokia - biudžetai tirpsta mėnesiniuose mokesčiuose, apmokymuose ir nesibaigiančiuose įdiegimo skambučiuose.

Licencija - tik pradžia. Kiekvienas jungimas reiškia švaistomas valandas IT ir vadybai. Tą laiką galima būtų naudoti užsakymams ar klientų aptarnavimui, o ne klaidų paieškai. 1Password duomenimis (opens in new tab), komandos pasiekia 4x investicijų grąžą tik optimizavus procesus prieš pratęsiant licencijas. Dauguma to nespėja padaryti iki kito mokėjimo.

Toliau ateina paslėptos išlaidos. Mokymai, kurie atima komandą nuo tikro darbo. Konsultantai, kalbantys žargonu. Papildomos funkcijos, žadančios "pagaliau viską sutvarkyti".

Pasekmė verslui: Kai komanda daugiau laiko praleidžia diegdama įrankius nei jais naudodamasi - ne taupote pinigus, o juos prarandate, kol konkurentai juda pirmyn.

Pirkimo chaosas - kai gausybė tiekėjų stabdo verslą

Pirkimų komandos turi padėti augti, bet dažnai gesina gaisrus įvairių rizikų. Kiekvienas naujas sprendimas reiškia saugumo patikrinimus, suderinamumą ir privatumo tikrinimus.

Chaosas prasideda, kai skirtingos komandos renkasi skirtingus įrankius. Marketingas naudoja vieną. Pardavimai kitą. Operacijos trečią. Jie tarpusavyje nesusikalba. Gartner pastebi (opens in new tab), kad didelės įmonės dėl tokių „įrankių pinklių" išleidžia net 40% daugiau, nes kenčia nuo izoliuotų duomenų ir vėluojančių veiksmų.

Sandoriai stringa savaitėmis, kol teisininkai ir IT ginčijasi, kam priklauso kurie duomenys. Pirkimai paskęsta sutartyse, o duomenys - skirtingose sistemose. Kai klientas paskambina, niekas nemato visos situacijos.

Pasekmė: Kol komanda ginčijasi dėl technologijų, konkurentai uždaro sandorius. Prarastas laikas nebesugrįžta.

Kontrolinis klausimas: Jei pirkimų skyrius daugiau laiko tikrina įrankius nei padeda pardavimams - laikas keisti požiūrį.

Dirbtinio intelekto pažadai – „išmanūs" įrankiai daro kvailas klaidas

DI automatiniai sprendimai dabar visur. Jie žada per naktį išmokti viską jūsų verslą. Tiesa paprasta - be tinkamo konteksto, standartinis DI veikia vidutiniškai.

Bendro naudojimo DI mokosi iš visų duomenų - optimizuoja „vidutiniam" verslui, ne konkrečiai jums. Konkurentai gali turėti tą patį įrankį ir tuos pačius duomenis - kur jūsų pranašumas?

Viena SaaS įmonė prarado (opens in new tab) 40% konversijų, nes „be kodo" platformos nesugebėjo sujungti HubSpot su Salesforce, atsirado duomenų spragos.

Tokie sprendimai nesupranta jūsų pramonės žargono, jūsų prioritetų, negali prisitaikyti prie realios komandos darbo. Tad „išmani" automatizacija priima kvailus sprendimus.

Daugumai DI įrankių reikia mėnesių mokytis su tikrais duomenimis, kol jie pradeda teikti vertę.

Pasekmė: Jei jūsų DI nesugeba prisitaikyti pakankamai greitai, tai tik gražus žaisliukas be naudos, siurbiantis resursus.

Kontrolinis klausimas: Reikalaukite realios demonstracijos su savo duomenimis. Jei per 30 dienų nematote rezultato - keiskite įrankius.

2 žingsnis: Kurkite automatizavimą pagal jūsų komandą

Pritaikykite sistemą prie komandos

Dažniausia automatizavimo klaida - mėginimas pritempti jūsų verslą prie įrankio šablonų. Turėtų būti atvirkščiai.

Kiekviena komanda turi nerašytų taisyklių ir įpročių. Jokie standartiniai sprendimai jų neišmano. Kai bandote unikalų procesą sukišti į bendrą sistemą - prasideda chaosas, klaidos, nelaimingi klientai ir prarasti sandoriai.

Tikras individualumas reiškia - žingsnis po žingsnio aprašomas visas procesas, išimtys, atsakomybės perdavimai. Tuomet kuriama sistema, kurios pagrindas - realybė, o ne kažkokio konsultanto sukurtas „geriausios praktikos" modelis.

Tai darant teisingai, komanda iškart pradeda naudotis įrankiu. Kodėl? Nes sistema jiems pažįstama. Jokių ilgų mokymų, jokio pasipriešinimo.

Pasekmė: Kai darbo eiga atitinka realybę, komandos ja naudojasi. Kai ji kovoja su realybe, jie kuria šešėlines sistemas skaičiuoklėse, ir jūsų investicija praranda prasmę.

Kontrolinis klausimas: Jei jaučiate, kad procesas „netelpa į rėmus", tai jūsų pinigai nueina vėjais.

Mes susidūrėme su tuo savo turinio procese. Mūsų komanda turėjo puikių idėjų, bet rašymas buvo kančia –- „atvejų analizės" kaupėsiNotion, o už išorines paslaugas kas mėnesį mokėjome po 300 eurų, tačiau tekstai niekada neskambėjo kaip mes. Todėl sukūrėme individualų AI turinio generatorių PayloadCMS (opens in new tab), kuris tiria, rašo mūsų balsu ir publikuoja techninį turinį per minutes vietoj dienų. Individualus automatizavimas išsprendė mūsų kliūtį.

Ko išmokome gelbėdami nevykusias diegimo istorijas

Matėme per daug komandų, kurios pasiduoda blizgančių įrankių žavesiui. Įdiegimo metu jos atsimuša į sieną. Kodėl? Šie produktai dirba darant prielaidą, kad visos įmonės vienodos. Jie nepaiso unikalių žmogiškųjų veiksnių, kuriais grindžiamas kiekvienas procesas.

Scenarijus kartojasi: įrankis puikiai tinka standartiniams atvejams. Bet vos tik iškyla išimtis ar specifinė situacija – prasideda begalinės problemų kilpos. Nusiminę darbuotojai pradeda viską daryti rankiniu būdu. Įrankis virsta dar viena kliūtimi, o ne pagalba.

Dar blogiau, kai sprendimas generuoja tiek daug klaidingų signalų, kad darbuotojai turi viską tikrinti ranka, todėl laiko eikvojama daugiau nei anksčiau. Pasitikėjimas žlunga ir niekas nebenori naudotis įrankiu.

Išvada paprasta: glaudus bendradarbiavimas svarbesnis už funkcijų sąrašą. Tikras sprendimas kuriamas kartu su komanda. Tik taip užtikrinate, kad sistema bus priimta ir veiks ne tik pirmomis dienomis.

3 žingsnis: Įrodykite vertę faktais ir atlaisvinkite talentus

Matykite aiškius skaičius - prieš ir po

Rankinis darbas lėtina tempą. Komandos praleidžia valandas kiekvieną savaitę rankiniu būdu atnaujindamos CRM įrašus.Komandos per savaitę iššvaisto valandas CRM pildymui, „kopijuojant" duomenis, vietoj tikro darbo.

Kai diegiate individualų darbo automatizavimą, stebėkite, kas svarbu: sutaupytas valandas, klaidų rodiklį ir pajamų poveikį. Tikrinkite šias metrikas kas savaitę. Tas matomumas kuria pasitikėjimą, pagrindžia investiciją ir finansuoja kitą fazę.

Rezultatai pasimato greitai - mažiau rankinio darbo, mažiau klaidų atnaujinant sandorius, didesnis susigrąžintų pajamų procentas. Realūs, o ne teoriniai, laimėjimai.

Pasekmė: Rezultatai - ne apie efektyvumą, o apie mažiau laiko švaistymo, klaidų ir daugiau pajamų.

Kontrolinis klausimas: Jei po 30 dienų nematote skaičių, automatizacija neveikia. Drąsiai keiskite ar sustabdykite.

Atlaisvinkite žmones svarbiausiems darbams

Svarbiausia ne kiek užduočių automatizavote, o ką jūsų žmonės daro toliau.

Kai atsikratote pasikartojančio darbo, stebėkite, kur panaudojama laisva energija. Laimėjimas ne tik efektyvumas - tai talento nukreipimas į augimą. Aptarnavimo komandos laisvą laiką skiria naujiems klientams, pardavėjai - ryšių stiprinimui, programuotojai - inovacijoms, o ne kasdieniams klausimams.

Keičiasi požiūris - automatizacija rūpinasi pasikartojančiomis užduotimis. Žmonės sprendžia, bendrauja, kuria vertę. Čia slypi verslo pranašumas, o ne greitesni kopijavimo įgūdžiai.

Kai darbuotojai mato, kad jų gebėjimai vertinami, jie žvelgia į darbą kaip į galimybę, o ne rutiną. Didėja pasitenkinimas, išlaikymas, atsiranda daugiau papildomų pardavimų ir naujų idėjų, kurių negalite išmatuoti sutaupytomis valandomis.

Pasekmė: Tikra pergalė - kai atlaisvintas laikas naudojamas naujovėms ir pelningam augimui, o ne papildomam triūsui.

Kontrolinis klausimas: Sekite, kur nueina laisvas laikas. Jei jis dingsta be naudos - laimėjimo nėra.

Nuo įrankių chaoso prie sklandžiai veikiančios komandos

Padėjome daugeliui komandų išsipainioti iš nesuderinamų įrankių labirinto. Scenarijus visada panašus: vadovai nustoja vaikytis naujausių funkcijų ir ima kurti tikrai veikiančius sprendimus. Darbo procesai tampa aiškesni. Komandos atgauna laiką augimui, o ne sistemų taisymui. Sandoriai uždaromi greičiau.

Pokytis ne apie dar daugiau įrankių. Tai apie jūsų proceso kontrolę. Šiandien sėkmingos įmonės - ne tos, kurios turi daugiausia programų. Tai tos, kurios sukūrė sistemas, atitinkančias jų tikrąją realybę. Jos automatizavo chaosą, bet ne strategiją. Jos davė žmonėms galimybę mąstyti, o ne vien vykdyti nurodymus.

Standartiniai įrankiai tiks paprastoms, standartinėms užduotims. Bet tikrasis konkurencinis pranašumas slypi toje 20% jūsų darbo eigos, kuri yra unikali. Būtent čia individualūs sprendimai atsiperka labiausiai.

Kaip Mygom gali padėti

Jei pavargote jaustis įkalintais standartiniame automatizavime - galime padėti. Mygom neparduodame standartinių sprendimų. Sėdame su jūsų komanda. Išsiaiškiename tikrąją darbo eigą - su visomis išimtimis ir niuansais. Kuriame sistemas, kurios atitinka tai, kaip iš tikrųjų dirbate.

Mūsų klientai (opens in new tab) gauna ne tik automatizavimą. Jie gauna sistemas, kurios auga kartu su verslu. Kai keičiasi jūsų procesai - sistema prisitaiko. Jokio priklausomybės nuo tiekėjo. Jokių begalinių licencijų mokesčių. Jokių užklausų, kurios dingsta tiekėjo sistemoje ir niekada nesulaukia atsakymo.

Norite nustoti kovoti su įrankiais?

Kurkime sprendimus, kurie iš tikrųjų veikia jūsų komandai. Susisiekite (opens in new tab).