Sąskaitų apdorojimas: 5 klausimai prieš diegimą
Sąskaitų apdorojimas: penki klausimai, kuriuos įmonės užduoda prieš automatizuojant
Dauguma sąskaitų apdorojimo automatizavimo projektų užstringa ties tais pačiais penkiais klausimais, ir nė vienas iš jų nėra apie tai, ar technologija veikia. Klausiama apie apskaitos programą, archyvą, terminus, apimtį ir buhalterio vaidmenį. Žemiau atsakome į kiekvieną iš jų.
Anksčiau rašėme, kur automatizacija atsiperka greičiausiai (opens in new tab), ir atskirai apie tai, kaip kūrėme savo sistemą. Toliau - praktinės abejonės, kurios iškyla jau svarstant konkretų projektą.
Ar reikės keisti apskaitos programą?
Ne. Tai dažniausia priežastis, dėl kurios pokalbis atidedamas, o kyla ji iš to, kad darbo ieškoma ne ten, kur jis vyksta.
Rankinio darbo beveik niekada nėra pačioje apskaitos programoje. Jis slypi visame, kas vyksta prieš duomenims ją pasiekiant: dokumentas ateina el. paštu, kažkas jį atidaro, perskaito tiekėjo pavadinimą, sumą, PVM ir datas, tada visa tai surenka į sistemą, kuri tuos pačius duomenis puikiai mokėjo saugoti ir anksčiau.
Automatizavimas pakeičia būtent tą vidurinį žingsnį. Rankinis suvedimas dingsta, o apskaitos programa toliau daro tą patį, tik duomenis gauna jau paruoštus.
Kaip tas sujungimas atrodo, priklauso nuo to, ką leidžia jūsų apskaitos programa. Vienos turi sąsają, per kurią duomenis galima paduoti tiesiogiai. Kitos priima importą failu. Bet kuriuo atveju duomenys atsiranda toje pačioje sistemoje, kurią jau naudojate, ir tokio formato, kokio jai reikia, tad keisti nieko nereikia.
Jei parduodate Lietuvos viešajam sektoriui, atskirai verta žinoti vieną formato reikalavimą: pirkėjai ir tiekėjai elektroninius finansinės apskaitos dokumentus teikti bei gauti privalo per SABIS (opens in new tab) - sąskaitų administravimo bendrąją informacinę sistemą, kurią valdo Nacionalinis bendrųjų funkcijų centras. Tai pristatymo kanalo prievolė, ne priežastis keisti apskaitos sistemą.
Ką daryti su senomis sąskaitomis?
Dažniausiai nieko su jomis daryti nereikia.
Automatizavimo projektas prasideda nuo naujų dokumentų srauto, nes būtent ten kartojasi kaina. Penkerių metų archyvo sutvarkymas yra atskiras sprendimas su atskiru pagrindimu, ir dauguma įmonių pamato, kad jo nereikia. Kai retkarčiais jo prireikia, reikiamą dokumentą archyve paprastai pavyksta rasti ir taip.
Archyvą sutvarkyti verta vienu atveju: jei norite pamatyti, kas kartojasi praeities išlaidose. Pavyzdžiui, pamirštas prenumeratas arba tiekėjus, kurie sistemoje įrašyti keliais šiek tiek skirtingais pavadinimais ir todėl apmokami du kartus. Tai vienkartinė analizė, ne nuolatinė sistema, ir ją galima apsibrėžti atskirai.
Verta išsklaidyti ir su tuo susijusią abejonę: sistema veikia ir be jūsų archyvo. Ji skaito dokumento struktūrą, o ne jūsų įmonės istoriją, tad su tiekėju, kurio niekada nematė, susitvarko iš pirmo karto.
Kiek laiko tai realiai užtrunka?
Ilgiau, nei atrodo per demonstraciją, ir trumpiau nei ERP projektas. Sąžiningas atsakymas priklauso nuo to, kiek proceso pirma reikia peržiūrėti. Štai kiek kiekvienas etapas trunka pas mus.
Etapas | Kiek trunka | Ką gaunate |
|---|---|---|
Nemokama diagnostika | Apie 3 minutes | Rašytinę išvadą, ar apskritai verta |
Quick Look | 5 darbo dienos | Inžinieriaus vieno proceso peržiūrą |
Full Audit | 2-3 savaitės | Struktūruotą viso proceso peržiūrą |
Deep Dive | 5-6 savaitės | Procesams, kuriuose klaida brangi |
Įdiegimas | Apsibrėžiamas po audito | Veikiančią sistemą, kurią daro ta pati komanda |
Savo komandos laiką žmonės dažniausiai pervertina. Audito metu susidaro kelios valandos pokalbių su tais, kas procesą žino, išdėstytos per visą laikotarpį.
Terminą realiai tempia ne techninis darbas. Tempia laukimas, kol atsiras prieiga prie sistemos, kurios prisijungimų niekas nebeprisimena, ir laukimas sprendimo, kas perims išimtis, kai sąskaitų apdorojimas nustos būti kažkieno kasdiene užduotimi. Abu dalykus verta sutvarkyti anksti, nes vėliau jie lengvesni netampa.
Nuo kokios apimties sąskaitų apdorojimą verta automatizuoti?
Konkretaus skaičiaus čia nėra, nes apimtis yra tik pusė atsakymo. Įmonė, per kurią per mėnesį praeina 200 beveik vienodų sąskaitų, yra geresnis kandidatas nei ta, kuri gauna 400, bet kas antrai reikia žmogaus sprendimo.
Vietoj to suskaičiuokite du dalykus:
- Apimtį. Kiek dokumentų ateina įprastą mėnesį, per visus kanalus, kuriais jie ateina.
- Išimčių dažnį. Iš šimto jų, kiek nueina standartiniu keliu, niekam nieko nesprendžiant.
Didelė apimtis su mažu išimčių dažniu atsiperka greitai. Vidutinė apimtis su dideliu išimčių dažniu dažniausiai ne, ir taisyti ten reikia procesą, ne programinę įrangą. Jei antro skaičiaus niekada nematavote, tai ir yra pirma užduotis, ir jai nereikia jokių įrankių.
Palyginimui: Ardent Partners vidutinį sąskaitų išimčių dažnį įvertino 14% (opens in new tab) savo "AP Metrics that Matter in 2025" ataskaitoje, o tų, kuriuos ataskaita vadina best-in-class, - 9%. Jei jūsų skaičius gerokai didesnis, automatizuotas sąskaitų apdorojimas nėra pirmas dalykas, kurį reikia taisyti.
Ar tai pakeis mūsų buhalterį?
Ne. Plačiau tai aprašėme straipsnyje Kaip sukūrėme savo AI sąskaitų automatizaciją (opens in new tab), tad čia trumpai: sistema skaito, sutikrina ir pažymi, o sprendimus palieka žmogui.
Žmogui lieka viskas, kam reikia įvertinimo: ar apmokėti ginčijamą sąskaitą, kuriam projektui priskirti išlaidą, ar su tiekėju dirbti toliau.
Keičiasi tai, kam buhalteris skiria dieną. Anksčiau, kad rastų keturiasdešimt išimčių, reikėdavo atidaryti visus du šimtus dokumentų. Dabar jos ateina jau atrinktos, ir lieka tik jas įvertinti.
Kada sąskaitų apdorojimo automatizuoti nereikia
Trys situacijos, kuriose sakome ne, ir geriau tai pasakyti dabar.
Niekas nesugeba dukart vienodai aprašyti esamo proceso. Jei du žmonės skirtingai pasakoja, kaip vyksta sąskaitų derinimas ir kas ką tvirtina, automatizavimas įtvirtins vieną iš versijų ir nesutarimą tik pagreitins. Pirma procesą reikia aprašyti.
Apimtis tikrai maža. Kai kuriose įmonėse visas šis darbas užima mažiau nei valandą per savaitę. Tokiam darbui programinė įranga neatsiperka.
Standartinis įrankis tai jau daro. Jei jūsų procesas niekuo nesiskiria nuo kitų, tokį įrankį verta tiesiog nusipirkti, ir mes tai pasakysime.
Nuo ko pradėti
Atsakymų į visus šiuos klausimus iš anksto turėti nereikia. Nemokama AI diagnostika (opens in new tab) užtrunka tris minutes ir apima šešias sritis, ne vien sąskaitas. Pabaigoje gaunate išvadą, nuo ko jūsų atveju verta pradėti.
Jei norite pirma pasikalbėti, susisiekite (opens in new tab).
