Sąskaitų automatizavimas: kada užtenka nusipirkti programą, o kada reikia keisti patį procesą

Sąskaitų automatizavimas reiškia bent tris skirtingus dalykus: sąskaitų išrašymo programą, e-sąskaitų platformą arba viso proceso pertvarkymą. Jie sprendžia skirtingas problemas ir kainuoja nepanašiai. Jei nusiperkate ne tą, po pusmečio rankinio darbo lieka tiek pat, tik dabar jis vyksta gražesnėje sąsajoje.

Anksčiau rašėme, kodėl automatizaciją dažniausiai verta pradėti būtent nuo sąskaitų. Šis straipsnis apie kitą žingsnį. Nusprendėte, kad pradedate nuo sąskaitų, o dabar reikia suprasti, kokio tipo sprendimo jums iš tikrųjų reikia.

Trys skirtingi dalykai vienu pavadinimu

Pirmi du yra produktai. Nusiperkate, prisijungiate, naudojatės. Lietuvoje sąskaitos viešajam sektoriui privalo būti teikiamos per SABIS (opens in new tab), valstybės sąskaitų administravimo bendrąją informacinę sistemą, o patys PVM sąskaitos faktūros reikalavimai yra VMI atsakomybė. Jei jūsų klausimas yra tik atitiktis, jums greičiausiai užtenka platformos.

Trečias yra ne produktas. Tai jūsų proceso pertvarkymas, kur programinė įranga tėra viena dalis.

Skirtumas tarp jų matomas ir statistikoje. CEPS ir EY parengtoje teminėje ataskaitoje Europos Komisijos EU Payment Observatory (opens in new tab) nurodoma, kad 2023 m. e-sąskaitas siuntė 37 proc. mažų Europos įmonių, o didelių - 59,8 proc. Mažos įmonės atsilieka ne todėl, kad nežino apie platformas. Dažniausiai todėl, kad platforma neišsprendžia jų realios problemos.

Kaip suprasti, kokio sąskaitų automatizavimo jums reikia

Atsakykite sau į kelis klausimus:

• Iš kiek skirtingų vietų per mėnesį ateina sąskaitos (el. paštas, tiekėjų portalai, popierius, žinutės)?
• Kiek žmonių jas paliečia, kol jos atsiduria apskaitoje?
• Kiek kartų per mėnesį kas nors ieško sąskaitos, kurios neranda?
• Kiek jūsų sąskaitų yra tvarkingos, o kiek reikalauja atskiro sprendimo?
• Ar kas nors tikrina, ar sąskaita atitinka tai, kas realiai buvo gauta?

Jei jūsų atsakymai skamba maždaug taip: iš keturių vietų, per tris žmones, kelis kartus per mėnesį, ir apie pusė jų tvarkingos, tai sąskaitų išrašymas nėra jūsų problema. Jūsų procesas yra.

Kur realiai dingsta laikas

Ne suvedime. Suvedimas yra matoma dalis, todėl visi galvoja apie jį.

Laikas dingsta tarp žingsnių. Kol sąskaita guli pašte, nes žmogus atostogauja. Kol kažkas aiškinasi, prie kurio projekto ją priskirti. Kol laukiama patvirtinimo, kurio niekas neprašė raštu. Kol tikrinama, ar tikrai dar neapmokėta.

Tai darbas, kurio niekas nesuplanavo. Jis atsirado savaime, nes sistemos tarpusavyje nesikalba, ir kažkam reikėjo užpildyti tarpą. Kur tokie tarpai slepiasi kitose srityse, surašėme straipsnyje Kur jūsų komanda švaisto laiką rankiniams darbams (opens in new tab).

Todėl rankinis sąskaitų apdorojimas retai sumažėja vien nupirkus naują programą. Programa pagreitina vieną žingsnį iš aštuonių.

Kaip AI procesų automatizavimas atrodo iš vidaus

Trumpai, be techninių terminų:

1. Sistema prisijungia prie visų kanalų, kuriais pas jus ateina sąskaitos
2. Modelis perskaito dokumentą ir ištraukia duomenis, nesvarbu, ar tai PDF, nuotrauka, ar priedas laiške. Jam nereikia atskiro šablono kiekvienam tiekėjui ir jis nesulūžta, kai vienas iš jų perdaro savo sąskaitos formą
3. Patikrina, ar ta pati sąskaita jau neatėjo kitu kanalu ir ar eilutės sutampa su užsakymu
4. Sutikrina su banko mokėjimais, mūsų pačių sprendime apie 95% tikslumu
5. Žmogui parodo tik tai, kas neaišku

Antras žingsnis yra ta vieta, kur AI dalis atsiperka. Taisyklėmis pagrįstas nuskaitymas veikia tol, kol tiekėjas pakeičia sąskaitos formą arba atsiunčia nuotrauką vietoj PDF, ir tada kažkas turi eiti taisyti taisyklės. Modelis susidoroja ir su dokumentais, kurių anksčiau nematė. Tai skirtumas tarp automatizavimo, kuris tyliai veikia, ir automatizavimo, kuris tampa kažkieno nuolatiniu darbu.

Penktas žingsnis svarbiausias komerciškai. Tikslas nėra pašalinti žmogų. Tikslas yra, kad žmogus žiūrėtų į dešimt išimčių, o ne į du šimtus tvarkingų sąskaitų, tarp kurių tos dešimt pasislėpusios.

Ką tai duoda skaičiais, surašėme atskirai, MYGOM Invoices atvejo analizėje (opens in new tab).

Kada užtenka paprastos programos

Ne kiekvienam reikia trečio varianto, ir mums lengviau tai pasakyti dabar nei po pasirašytos sutarties.

Paprastos išrašymo programos jums užteks, jei:

• Sąskaitos ateina vienu kanalu ir atrodo panašiai
• Jas tvarko vienas žmogus ir jam to darbo nedaug
• Retai pasitaiko atvejų, kai reikia atskiro sprendimo
• Apskaitos sistema jau daro tai, ko reikia, ir niekas jos nekeikia

Tokiu atveju proceso automatizavimas kainuos brangiau nei problema, kurią spręstų. Rinkitės programą, sutaupysite pinigų ir laiko.

Pilno sąskaitų automatizavimo verta imtis tik tada, kai sąskaita keliauja per kelias sistemas ir kelis žmones, o kiekvienas perdavimas yra vieta, kur ji gali užstrigti.

Nuo ko pradėti

Ne nuo įrankio paieškos. Nuo klausimo, kur jūsų įmonėje rankinis darbas kainuoja daugiausiai. Kartais atsakymas bus sąskaitos. Kartais ataskaitos, pasiūlymai arba klientų komunikacija.

Būtent tam padarėme nemokamą AI diagnostiką (opens in new tab). Užtrunka apie tris minutes, o po jos matote, kurioje srityje automatizavimas jūsų atveju atsipirktų greičiausiai. Jei atsakymas bus, kad kol kas niekur, tą irgi pasakysime.

Nesate tikri, nuo ko pradėti? Atlikite nemokamą AI diagnostiką (opens in new tab), užtruks apie tris minutes. O jei norite pirma tiesiog pasikalbėti, susisiekite (opens in new tab).