Kur automatizacija atsiperka greičiausiai?

Kodėl paprastai geriausia pradėti nuo sąskaitų automatizacijos

Beveik kiekviena įmonė, kuri užpildo nemokamą AI diagnostiką, turi savo versiją, kur jai labiausiai skauda. Dažniausiai rodo į klientų komunikaciją ("mūsų pašto dėžutė - grynas chaosas"), į ataskaitas ("niekas nebepasitiki skaičiais") arba į gamybos planavimą ("nuolat gesinam gaisrus"). Sąskaitos į tą skundų sąrašą patenka retai.

Ir vis tiek, kai žiūrime, kur automatizacija realiai atsiperka greičiausiai, sąskaitos laimi dažniau nei bet kuri kita iš penkių sričių, kurias tikrinam AI diagnostikoje. Sąskaitos laimi todėl, kad didžioji jų dalis jau eina pagal aiškų, pasikartojantį modelį. Tai leidžia greičiausiai įrodyti, kad automatizacija veikia, dar prieš rizikuojant didesniu biudžetu sudėtingesnėms problemoms.

Automatizacija prasideda ten, kur procesas jau tvarkingas

Straipsnyje Kur jūsų komanda švaisto laiką rankiniams darbams (opens in new tab) surašėme šešias sritis, kur dažniausiai slepiasi rankinis darbas: dokumentai ir sąskaitos, ataskaitos ir KPI, klientų komunikacija, vidinės operacijos, pardavimai ir pasiūlymai, gamyba ir kainodara. Tai, kas skauda labiausiai, ir tai, nuo ko verta pradėti, dažnai yra du skirtingi dalykai. Vien todėl, kad kažkas skundžiasi garsiausiai, dar nereiškia, jog ten verta pradėti.

Tinkamas būdas tai įvertinti - aptartas straipsnyje Kaip apskaičiuoti išimčių kiekį prieš pradedant automatizuoti procesus (opens in new tab) - yra išimčių dažnis: kaip dažnai realus atvejis nueina nuo standartinio kelio. Procesas su žemu išimčių dažniu yra tas, kur programinė įranga gali saugiai perimti didžiąją dalį apimties, nes ta apimtis dažniausiai atrodo panašiai. Procesas su aukštu išimčių dažniu reikalauja žmogaus sprendimo beveik kiekvienam atvejui. Automatizuok jį per anksti, ir chaosas tiesiog persikelia kitur, tik greičiau.

Klientų komunikacija savaime turi aukštą išimčių dažnį - kiekvienas klientas klausia kažko kitaip. Vidinės operacijos dažnai remiasi žiniomis, kurios niekur nėra užrašytos - kam paskambinti, koks sprendimas realiai veikia, kokia iš tikrųjų yra išimčių tvarka. Gamybos planavimas turi reaguoti į sugedusią įrangą, pavėluotai atvežtas medžiagas, susirgusius darbuotojus. Visos trys sritys vieną dieną vertos pertvarkyti. Bet nė viena iš jų nėra gera vieta pradėti automatizacijos projekto, nes sistema turėtų iš karto teisingai atpažinti per daug skirtingų atvejų, kol kas nors ja pradėtų pasitikėti.

Kodėl automatizuoti sąskaitas paprasčiausia

Sąskaitos yra visiška to spektro priešingybė. Tiekėjo sąskaitoje yra pavadinimas, data, eilutės, suma. Ji arba sutampa su pirkimo užsakymu ir banko mokėjimu, arba ne.

Mokėtinų sąskaitų (AP) išimčių duomenys (opens in new tab) tai patvirtina realiais skaičiais: vidutiniškai apie 25% sąskaitų reikalauja rankinio išimčių tvarkymo, o vienos išimties apdorojimas kainuoja 4-6 kartus daugiau nei švarios sąskaitos. Tai reali, reikšminga darbo dalis, bet tai taip pat reiškia, kad likę 70-80% jau eina nedideliu, skaičiuojamu, pasikartojančiu modeliu - klaidingas PVM kodas, dublikatas, trūkstamas užsakymo numeris. Lygiai tas pats profilis, dėl kurio veikė ir sąmatų sistema, aprašyta išimčių dažnio straipsnyje: didelė apimtis, keli aiškūs nukrypimo tipai, kiekvieną galima sutaisyti atskirai.

Todėl automatizuoti sąskaitas dažniausiai yra mažesnė, saugesnė rizika nei automatizuoti klientų komunikaciją. Rankinis sąskaitų apdorojimas yra pasikartojantis ir taisyklėmis pagrįstas; dauguma pokalbių su klientais - ne.

Ką realiai duoda šis pradinis žingsnis

Nesakome, kad sąskaitos yra jūsų didžiausia problema. Sakome, kad sąskaitų apdorojimo automatizacija dažniausiai yra greičiausias būdas gauti tikrą, išmatuojamą rezultatą. Turėdami savo skaičių, o ne svetimą case study, kitą, sudėtingesnį automatizacijos projektą bus lengviau pristatyti vidaus sprendimų priėmėjams.

Konkretūs skaičiai iš mūsų pačių MYGOM Invoices (opens in new tab) produkto:

• -40% sąskaitų apdorojimo laiko
• 10x daugiau apdorojamų sąskaitų
• 95% tikslumas automatinei rekonciliacijai su banko mokėjimais
• -30% išsibarsčiusių programinės įrangos išlaidų, kurias įmonės anksčiau derino tarpusavyje, kad rankiniu būdu sutvarkytų šį procesą
• $2000+ sutaupyta vidutiniškai už kiekvieną dublikuotą mokėjimą, sustabdytą prieš jį išsiunčiant

Tam nereikėjo mokyti modelio atpažinti kliento tono ar spėti, kada suges įranga. Reikėjo suderinti struktūrizuotus dokumentus su kitais struktūrizuotais dokumentais - tokio tipo užduotį automatizacija šiandien tikrai atlieka gerai, be jokių žygdarbių.

Kada sąskaitos nėra tinkamas starto taškas

Ne kiekvienai įmonei čia verta pradėti. Jei esate penkių žmonių įmonė, kuri per mėnesį apdoroja dvidešimt sąskaitų, laikas ten neišeikvojamas. Apimtis tiesiog per maža, kad automatizacijos sąranka atsipirktų, ir jūsų kliūtis tikriausiai yra klientų komunikacija arba pardavimų pasiūlymai. Tai visiškai teisingas atsakymas.

Tai ta pati sąžiningumo taisyklė, kurią stengiamės įdiegti į kiekvieną diagnostiką: kartais teisingas sprendimas yra naujas žmogus, ne programa, ir mums geriau tai pasakyti iš anksto, nei parduoti įrankį, kurio jums dar nereikia.

Kaip pasitikrinti, nespėliojant

Nereikia spėlioti, ar sąskaitų automatizacija yra jūsų starto taškas. Tai galite pasitikrinti per maždaug tris minutes su nemokama AI Diagnostika (opens in new tab). Ji peržiūri visas šešias sritis, ne vien šią, ir pateikia aiškų, detalų vertinimą, kur automatizacija realiai padėtų.

Jei pirmoje vietoje atsiduria sąskaitos, jau žinote, kaip apytiksliai atrodo naudos pusė. Jei pirmoje vietoje atsiduria kažkas kitas, tai irgi naudinga žinoti - geriau per tris minutes nei po pasirašytos sutarties. Ir jei norite iš pradžių tiesiog pasikalbėti, susisiekite (opens in new tab): kartais skambutis atsako greičiau nei forma.