Kaip pasitelkti dirbtinį intelektą personalo valdyme neprarandant pasitikėjimo

Jaučiate spaudimą modernizuoti personalo procesus. Administracinės užduotys kaupiasi, vadovai tikisi aiškesnių įžvalgų, o darbuotojai - teisingų ir skaidrių sprendimų. Dirbtinis intelektas personalo valdyme gali padėti, tačiau tik tada, kai nuo pat pradžių aiškiai apibrėžiamos jo ribos. Šiandien 76% personalo specialistų automatizaciją laiko prioritetu (opens in new tab), tačiau net 83% organizacijų dar nėra pakankamai brandžios ją taikyti saugiai ir atsakingai. Tai reiškia viena - rizika yra reali. Jūsų užduotis nėra vien suspėti paskui technologijas. Jūsų užduotis - išlaikyti pasitikėjimą tuo metu, kai keičiasi pats darbo organizavimo pagrindas.

Skuboti sprendimai šiame etape gali ilgam pakenkti organizacijos kultūrai. Atsakingas dirbtinio intelekto diegimas prasideda ne nuo įrankių pasirinkimo, o nuo aiškių principų ir pasirengimo.

Šiame gide sužinosite:

• kurios personalo valdymo sritys jau pasirengusios dirbtinio intelekto pagalbai,
• kur sprendimus visada turi priimti žmogus,
• kokiais atsakingo DI principais verta vadovautis,
• kaip paruošti komandą pokyčiams,
• kaip suderinti IT, teisininkų ir vadovybės interesus,
• kaip dokumentuoti sprendimus ir išvengti situacijų, kai personalo skyrius tampa nepasitikėjimo objektu.

Tai aiškus, praktiškas veiksmų planas, kaip atsakingai naudoti dirbtinį intelektą personalo valdyme kasdien.

Pradinės sąlygos

Prieš pradedant atsakingai taikyti dirbtinį intelektą personalo valdyme, svarbu įsitikinti, kad organizacijoje jau yra tvirtas pagrindas.

Techniniai reikalavimai

• Prieiga prie personalo duomenų sistemų (HRIS, atrankų sistemos, darbuotojų įsitraukimo platformos)
• Veikiantys analizės įrankiai arba prietaisų skydeliai, kurie jau seka pagrindinius rodiklius
• IT komandos palaikymas, reikalingas naujų DI sprendimų integracijai su esamomis sistemomis
• Duomenų saugumo ir privatumo procedūros, atitinkančios teisės aktus (GDPR, CCPA ir pan.)

Komandos pasirengimas

• Personalą kuruojančių vadovų palaikymas ir bent vienas vykdomosios vadovybės rėmėjas
• Nedidelė tarpdisciplininė darbo grupė (HR, teisininkai, IT, operacijos), peržiūrinti su DI susijusius sprendimus
• Skirtas laikas mokymams apie atsakingą dirbtinio intelekto taikymą
• Aiškiai aprašyti dabartiniai personalo procesai, kuriuos planuojama tobulinti

Valdymo ir atsakomybės pagrindas

• Parengtos gairės, kuriose aiškiai apibrėžta, kur DI gali priimti sprendimus, o kur ne
• Teisinė rizikų peržiūra pagal jūsų šalies ar regiono reikalavimus
• Komunikacijos planas, kaip darbuotojams bus pristatytas DI naudojimas
• Apeliacijos proceso šablonas darbuotojams, norintiems ginčyti DI pagrindu priimtus sprendimus

Jei bent vieno iš šių elementų trūksta, verta sustoti ir jį sutvarkyti. Be tvirto pagrindo pasitikėjimo sukurti nepavyks.

1 žingsnis: nustatykite, kur DI padeda, o ne pakeičia personalo sprendimus

Saugiai mažinkite administracinį krūvį

Pradėkite nuo monotoniškų, daug laiko atimančių užduočių. Dirbtinis intelektas puikiai tinka interviu planavimui, priminimams ar dokumentų rūšiavimui. Pavyzdžiui, DI kalendoriaus įrankis gali automatiškai pasiūlyti laisvus laikus, suderindamas vadovų ir kandidatų užimtumą. Tai nuima spaudimą nuo komandos, nebereikia ilgų laiškų grandinių ar spręsti dėl dubliuojamų susitikimų.

Atrankos procese DI gali padėti greičiau atsijoti CV, pažymėti kandidatus, kurie atitinka būtinus reikalavimus. Tačiau jis neturėtų priimti galutinių sprendimų. Po pirminės atrankos svarbu, kad personalo specialistai peržiūrėtų kiekvieną pažymėtą profilį rankiniu būdu ir įvertintų niuansus ar kontekstą, kurių algoritmai nepastebi. Taip gausite trumpą kandidatų sąrašą greičiau, bet neprarasite įvairovės ir objektyvumo.

Daugelis komandų taip pat automatizuoja įvadinius darbuotojų įvedimo žingsnius, pavyzdžiui, pasveikinimo informaciją ar dažniausiai užduodamus klausimus per pokalbių robotus. Tai leidžia HR specialistams daugiau dėmesio skirti prasmingiems pokalbiams su naujais darbuotojais.

Pavyzdinis procesas:

• DI per 10 minučių peržiūri 200 CV
• Sistema pažymi 40 kandidatų, atitinkančių pareigybės kriterijus
• HR komanda rankiniu būdu peržiūri pažymėtus profilius
• Atrenkami 15 kandidatų telefoniniams pokalbiams
• DI automatiškai suplanuoja interviu laikus pagal užimtumą

Patikros taškas: Jūsų komanda turėtų mažiau laiko skirti susitikimų derinimui ar dokumentų tvarkymui ir daugiau - ryšių kūrimui bei kokybiškiems sprendimams.

Pastebėkite tendencijas neprarasdami konteksto

Naudokite dirbtinį intelektą tam, kam jis labiausiai tinka – didelių duomenų kiekių analizėms ir pasikartojančių tendencijų aptikimui. Susikurkite prietaisų skydelius, kurie anksti parodo galimus signalus: didėjantį darbuotojų kaitos rizikos lygį, krentančius įsitraukimo rodiklius atskirose komandose ar padaliniuose.

Pavyzdžiui, norite suprasti, ar nuotoliniu būdu dirbantys darbuotojai po šešių mėnesių pradeda jaustis mažiau įsitraukę. Išmokykite analizės įrankį išryškinti šią tendenciją. Tačiau vertinkite ją kaip kvietimą gilintis, o ne kaip galutinį sprendimą ar etiketę konkretiems žmonėms.

Taip rizikas pastebėsite anksčiau, bet sprendimus vis tiek grįsite realiu kontekstu, kurį mato ir supranta tik žmonės.

Sustiprinkite veiklos vertinimus

Leiskite DI padėti struktūruoti informaciją, bet ne vertinti žmones. Jis gali apibendrinti grįžtamojo ryšio tendencijas, išryškinti projekto pasiekimus ar pasikartojančias temas. Tačiau darbuotojų vertinimo balų jis neturėtų skirti savarankiškai.

Pavyzdžiui, galite naudoti asistentą, kuris surenka kolegų atsiliepimus ir suskirsto juos į temas. Prieš dalindamiesi išvadomis su vadovais ar darbuotojais, viską peržiūrėkite patys, taip išvengsite klaidų, neteisingų interpretacijų ar konteksto praradimo.

Phenom (opens in new tab) atlikta etiško DI analizė, apėmusi daugiau nei 9 milijonus darbo paraiškų, parodė, kad skaidrūs procesai didina teisingumą, kai algoritmai naudojami kaip pagalbiniai įrankiai, o ne sprendimų priėmėjai.

Patikros taškas:Vadovai išlieka atsakingi už sudėtingus sprendimus. DI čia tik padeda sutvarkyti informaciją ir sutaupyti laiko.

Atsakingas DI naudojimas personalo valdyme reiškia, kad centre visada lieka žmogus. Technologijoms patikėkite pasikartojančias užduotis, kurios lėtina jūsų darbą, bet ne sprendimus, turinčius realų poveikį žmonėms.

2 žingsnis: aiškiai nustatykite DI ribas personalo sprendimuose

Sprendimai, kurių DI niekada neturi priimti vienas

Atsakingas dirbtinio intelekto naudojimas personalo valdyme reiškia aiškias, griežtas ribas. Yra sprendimų, kuriems būtinas žmogaus vertinimas - be išimčių. Įdarbinimas, atleidimas, atlygio klausimai ar konfliktų sprendimas neturi būti automatizuojami tiesiogiai.

Pavyzdžiui, neleiskite algoritmui nuspręsti, kas bus atleistas ar kam padidinti atlyginimą vien remiantis duomenų modeliais. Juk neleistumėte apskaitos sistemai atleisti darbuotojo be jūsų patvirtinimo. Su DI reikėtų elgtis taip pat.

SHRM (opens in new tab) duomenys rodo, kad 66% įmonių naudoja DI darbo skelbimų rengimui, apie 44 % - CV atrankai, tačiau beveik nė viena neautomatizuoja galutinių sprendimų apie žmones. Kai sprendimo pasekmės didelės, žmogus visada turi likti sprendimų grandinėje.

DI niekada neturi spręsti vienas:

• galutinio kandidato pasirinkimo,
• atleidimo ar masinių atleidimų,
• paaukštinimų,
• atlygio keitimo,
• konfliktų sprendimo,
• drausminių veiksmų.

DI gali PADĖTI (su žmogaus priežiūra):

• CV pirminėje atrankoje,
• interviu planavime,
• grįžtamojo ryšio rinkime ir apibendrinime,
• tendencijų aptikime įsitraukimo ar apklausų duomenyse.

Patikros taškas: Įsitikinkite, kad kiekvienam svarbiam sprendimui reikalingas žmogaus patvirtinimas. Tai ypač svarbu sprendimams, galintiems paveikti žmogaus karjerą ar pragyvenimą.

3 žingsnis: kurkite pasitikėjimą ir atskaitomybę naudojant DI personalo valdyme

Kaip komunikuoti DI naudojimą darbuotojams

Atvira komunikacija nėra vienkartinis pranešimas el. paštu. Tai – nuolatinis dialogas. Pradėkite nuo aiškaus žemėlapio, kur ir kaip dirbtinis intelektas naudojamas atrankoje, įvedime į darbą, įsitraukimo stebėsenoje ar veiklos palaikyme.

Veiksmai, kuriuos verta atlikti:

• išvardykite visas darbo eigas, kuriose dalyvauja DI,
• kiekvienai jų parenkite trumpą, paprastą paaiškinimą suprantama kalba,
• rengkite informacines sesijas – kvieskite klausti ir atsakykite atvirai,
• nuolat atnaujinkite DUK, kai kyla naujų klausimų,
• dalinkitės atnaujinimais, kai sistemos keičiasi ar tobulėja.

Pavyzdžiui: „Naudojame algoritmą, kuris padeda greičiau suderinti interviu laikus, suderinant kandidatų ir vadovų kalendorius.“ Tai skamba kur kas ramiau nei abstraktus „DI pagrįstas planavimas“.

Laukiamas rezultatas:
Darbuotojai aiškiai supranta, kas automatizuota, o kur sprendimus priima žmonės. Jie jaučiasi drąsiau užduodami klausimus ar keldami abejones.

Patikros taškas:
Po komunikacijos iniciatyvų apklauskite komandas. Ieškokite geresnio supratimo, kur DI dalyvauja jų kasdieniuose procesuose.

Peržiūros ir eskalavimo kelių sukūrimas

Kad ir kokia pažangi būtų sistema, visada turi likti žmogus, kuris gali įsikišti. Tai būtina sąžiningumui ir atskaitomybei užtikrinti kiekviename etape.

Kaip tai įgyvendinti:

• identifikuokite visus sprendimus, kuriems įtaką daro DI (pvz., atrankos rezultatai, įsitraukimo perspėjimai),
• paskirkite atsakingus personalo vadovus galutiniam sprendimų patvirtinimui,
• sukurkite paprastą apskundimo procesą („Jei nesutinkate su šiuo rezultatu…“),
• fiksuokite eskalacijas ir kas ketvirtį analizuokite pasikartojančius atvejus,
• apmokykite vadovus, kada ir kaip saugiai perrašyti ar atmesti automatizuotas rekomendacijas.

Pavyzdžiui, jei darbuotojas ginčija automatizuotą veiklos potencialo įvertinimą, jis turėtų būti nukreiptas tiesiogiai vadovui ir nepriklausomam antram vertintojui dar prieš priimant bet kokį sprendimą.

Šiame etape jūsų komanda jau turėtų turėti aiškius procesus ir saugiklius kiekvienam svarbiam sprendimui, kuriame dalyvauja automatizacija. Tai esminiai žingsniai, padedantys atsakingai naudoti DI personalo valdyme ir ilgainiui kurti tvarų darbuotojų pasitikėjimą.

4 žingsnis: ugdykite komandą ir keiskite personalo vaidmenis

Ką personalo specialistai turi išmokti jau dabar

Atsakingas dirbtinio intelekto naudojimas personalo valdyme reikalauja naujų kompetencijų. Komanda turi suprasti ne tik DI galimybes, bet ir jo ribas - žinoti, kada galima juo pasitikėti, o kada būtina suabejoti.

Pagrindinės mokymų temos:

• DI pagrindai: kaip algoritmai mokosi iš duomenų ir daro prognozes;
• Šališkumo atpažinimas: kaip pastebėti neteisingus ar diskriminuojančius dėsningumus DI rezultatuose;
• Duomenų raštingumas: kaip skaityti prietaisų skydelius ir kritiškai vertinti rodiklius;
• Etikos principai: kada automatizacijai reikia pasakyti „ne“;
• Atitiktis: teisinės rizikos naudojant DI sprendimus, susijusius su žmonėmis.

Pradėkite nuo trumpų praktinių dirbtuvių. Įtraukite IT ar teisininkų ekspertus. Naudokite realius pavyzdžius iš savo sistemų. Mokymai turi būti praktiški, o ne tik skaidrės.

Laukiamas rezultatas: Personalo specialistai geba paaiškinti, kaip veikia naudojami DI įrankiai, žino, kada eskaluoti problemas, ir jaučiasi užtikrinti priimdami sprendimus, kurių DI negali padaryti pats.

Kaip DI keičia kasdienį personalo darbą

DI iš esmės keičia komandos fokusą. Mažiau laiko administravimui reiškia daugiau laiko darbui, kuris kuria vertę.

Iki DI:

• 200 CV peržiūra rankiniu būdu - apie 8 valandas;
• 20 interviu suderinimas - 40+ el. laiškų;
• įsitraukimo apklausų analizė - kelios dienos.

Su DI:

• DI atrenka 200 CV per kelias minutes, HR per 2 valandas peržiūri 30 geriausių;
• DI automatiškai suplanuoja 20 interviu, HR patvirtina per 15 minučių;
• DI iškart parodo įsitraukimo tendencijas, HR gilinasi į priežastis.

Tai reiškia, kad jūsų komanda tampa:

• mažiau „procesų policija“, daugiau koučiais - daugiau laiko pokalbiams su vadovais;
• mažiau duomenų suvedimo, daugiau įžvalgų - svarbu ne rinkti skaičius, o suprasti jų prasmę;
• mažiau reakcijos, daugiau strategijos - problemos pastebimos anksčiau, sprendimai kuriami sąmoningai.

Patikros taškas: Personalo komandos kalendoriuose turėtų atsirasti daugiau laiko individualiems pokalbiams ir strateginiams susitikimams, o mažiau - skaičiuoklėms ir el. laiškams.

HR kaip sistemų architektai

Atsakingas DI naudojimas reiškia, kad personalo funkcija nebėra tik įrankių naudotoja. Jūs tampate sistemų architektais. Jūs sprendžiate, kur DI padeda, kur sprendžia žmogus, ir nuolat stebite teisingumą.

Naujos atsakomybės:

• sprendimų srautų kūrimas: aiškiai apibrėžti, kur DI padeda, o kur sprendžia žmogus;
• rezultatų stebėjimas: vertinti, ar DI rekomendacijos teisingos skirtingoms darbuotojų grupėms;
• sistemų tobulinimas: koreguoti algoritmus pastebėjus šališkumą ar klaidas;
• etiškas valdymas: balansuoti efektyvumą su pasitikėjimu ir darbuotojų orumu.

Pavyzdžiui, jei CV atrankos DI nuolat teikia pirmenybę kandidatams iš tam tikrų mokyklų, būtent jūs turite tai pastebėti ir ištaisyti. Jūs atsakote ne tik už tai, ką sistema pateikia, bet ir kaip ji veikia.

Laukiamas rezultatas:
Personalo vadovai geba aiškiai pristatyti DI valdymo modelį valdybai, parodyti, kaip suderinamas greitis su teisingumu, ir valdo sistemas patys, o ne leidžia joms valdyti save.

5 žingsnis: suderinkite suinteresuotąsias šalis ir viską dokumentuokite

Anksti įtraukite teisininkus, IT ir vadovybę

Nelaukite paleidimo dienos, kad įtrauktumėte kitas komandas. Atsakingas DI naudojimas personalo valdyme reikalauja tarpdisciplininio pritarimo nuo pat pradžių. Kiekviena funkcija atneša svarbią perspektyvą:

• Teisininkai - identifikuoja atitikties rizikas, peržiūri tiekėjų sutartis, užtikrina nediskriminavimo reikalavimų laikymąsi.
• IT - atsakingi už duomenų saugumą, sistemų integraciją ir techninį įgyvendinamumą.
• Vadovybė - skiria resursus, nustato strateginius prioritetus ir palaiko skaidrumą darbuotojų atžvilgiu.
• Operacijos - padeda sujungti personalo procesus su platesniais verslo srautais.

Veiksmai, padedantys suderinti interesus:

• suplanuokite įvadinį susitikimą su visomis komandomis dar prieš renkantis DI įrankius;
• pasidalykite parengtu DI naudojimo ir ribų politikos projektu;
• paprašykite kiekvienos komandos iš savo perspektyvos įvardyti galimas rizikas ar abejones;
• sukurkite bendrą sprendimų žurnalą, kuriame fiksuosite, kas ką patvirtino ir kodėl;
• numatykite reguliarius susitikimus (iš pradžių – kas mėnesį) pažangai ir problemoms aptarti.

Laukiamas rezultatas: Jokių netikėtumų. Kiekviena komanda žino savo vaidmenį, o sprendimai priimami greičiau, nes sutarimas pasiektas iš anksto.

Patikros taškas: Prieš diegdami bet kurį DI įrankį, kuris liečia darbuotojų duomenis ar sprendimus, turite turėti teisininkų, IT ir bent vieno vadovo patvirtinimą.

Dokumentuokite, kaip ir kodėl naudojate DI

Jei negalite paaiškinti, kaip veikia jūsų DI sistemos, negalite jų ir apginti. Dokumentacija - tai jūsų saugiklis. Ji apsaugo komandą, kai darbuotojai klausia, ir įmonę, jei pasirodo reguliuotojai.

Ką būtina dokumentuoti:

• Įrankių sąrašą: visi naudojami DI sprendimai, jų paskirtis ir kas juos patvirtino;
• Duomenų šaltinius: kokie duomenys maitina kiekvieną sistemą (CV, apklausos, veiklos vertinimai);
• Sprendimų logiką: kaip DI pateikia rekomendacijas (vertinimo kriterijai, slenksčiai, algoritmai);
• Žmogaus peržiūros etapus: kas tikrina DI rezultatus prieš priimant sprendimus;
• Atmetimo taisykles: kada ir kaip žmogus gali atmesti DI pasiūlymus;
• Audito žurnalus: kiekvieną DI paveiktą sprendimą su data, peržiūrėtoju ir rezultatu.

Laikykite šią dokumentaciją lengvai pasiekiamoje vietoje ir atnaujinkite ją kiekvieną kartą, kai keičiate procesą ar įtraukiate naują įrankį.

Laukiamas rezultatas: Personalo komanda per kelias minutes gali rasti reikalingą informaciją. Jūs užtikrintai paaiškinate DI naudojimą darbuotojams, auditoriams ar reguliuotojams.

Patikros taškas: Prieš paleisdami bet kurį naują DI paremtą procesą, įsitikinkite, kad dokumentacija parengta ir peržiūrėta teisininkų.

Kurkite nuolatinio tobulėjimo ciklą

Atsakingas dirbtinio intelekto naudojimas personalo valdyme nėra vienkartinis projektas. Tai – nuolatinė praktika. Jūsų sistemos turi būti reguliariai peržiūrimos, kad išliktų teisingos, veiksmingos ir vertos pasitikėjimo.

Veiksmai, kuriuos verta įdiegti:

• Nustatykite peržiūros ciklus: DI rezultatų auditą atlikite bent kartą per ketvirtį.
• Stebėkite rodiklius: vertinkite tikslumą, galimus šališkumo signalus, darbuotojų nuotaikas.
• Rinkite grįžtamąjį ryšį: apklauskite darbuotojus apie jų patirtį su DI palaikomais procesais.
• Testuokite šališkumą: analizuokite DI rekomendacijas pagal lytį, amžių, kilmę ir kitus veiksnius.
• Atnaujinkite sistemas: pastebėję problemas, taisykite jas nedelsdami, nelaukdami metinių peržiūrų.
• Dalinkitės rezultatais: pristatykite išvadas vadovybei ir darbuotojams, kuriuos jos liečia.

Pavyzdžiui, jei darbuotojų kaitos prognozavimo įrankis dažniau pažymi nuotolinius darbuotojus nei dirbančius biure, būtina išsiaiškinti kodėl. Ar tai atspindi realius duomenis, ar algoritmo šališkumą? Atitinkamai koreguokite ir testuokite iš naujo.

Laukiamas rezultatas: Laikui bėgant DI sistemos tampa tikslesnės ir teisingesnės. Darbuotojai mato, kad į atsakingą naudojimą žiūrima rimtai. Pasitikėjimas auga palaipsniui.

Patikros taškas: Po šešių mėnesių turėtumėte būti atlikę bent vieną pilną audito ciklą ir turėti duomenų, rodančių, ar DI padeda, ar trukdo siekti personalo tikslų.

Išvados

Jūs stovite ant naujo personalo valdymo etapo slenksčio. Matėte, kaip dirbtinis intelektas gali nuimti administracinę naštą ir padėti anksčiau pastebėti svarbias tendencijas. Tačiau taip pat aišku, kur technologija niekada neturi perimti sprendimo dėl žmonių gyvenimų ir karjerų.

Tikroji vertė atsiranda tada, kai technologijos sustiprina žmogaus sprendimą, o ne jį pakeičia. Tai reiškia perorientuoti komandos darbą į koučingą, etinę priežiūrą ir personalo sistemų kūrimą, kur pirmoje vietoje – teisingumas.

Judėkite į priekį mažais žingsniais. Rinkitės procesus, kuriuose DI gali padėti, bet nepakenkti pasitikėjimui. Dokumentuokite kiekvieną sprendimą. Jautriuose ir didelės rizikos klausimuose visada palikite žmogų prie vairo. Investuokite į atsakingo DI valdymo žinias, kad suprastumėte ne tik galimybes, bet ir rizikas.

Stebėkite tai, kas iš tiesų svarbu: mažiau rutinos, daugiau laiko žmonėms ir augantis pasitikėjimas organizacijos viduje.

Esmė paprasta: šiandien tik apie 1% įmonių teigia (opens in new tab) plačiai naudojančios DI personalo valdyme. Jūs turite galimybę padaryti geriau. Veskite skaidrumo keliu. Kurkite pasitikėjimą po vieną sprendimą.

Kiekviena gera istorija turi lūžio tašką. Tegul jūsiškis būna apie tai, kaip DI padeda iškelti žmogiškąją darbo pusę, o ne ją ištrinti.

Reikia pagalbos diegiant automatizaciją? Susisiekite su mumis. (opens in new tab)