DI Auditas Verslui: Augimo Galimybės ir Nuostoliai
Verslo DI auditas: kaip atrasti augimo galimybes ir išvengti finansinių nuostolių
Daugelis įmonių jaučia, kad kažkas jas stabdo. Bet kas tiksliai – sunku pasakyti.
Todėl perkami nauji įrankiai, organizuojami mokymai ir laukiama pokyčių.
Dirbtinio intelekto auditas prasideda nuo tikrosios darbo procesų schemos. Kai matote, kur užstringama, tampa aišku - kur DI galėtų padėti, o kur ne.
Kas yra DI auditas iš tikrųjų
DI auditas - tai struktūruota vidinių procesų, sistemų ir veiklos peržiūra, padedanti aiškiai įvardyti, kur automatizavimas taupo laiką, mažina kaštus ar riziką, o kur tiesiog neduoda naudos.
Tai nėra technologinis vertinimas. Tai ne tiekėjų palyginimas. Tai nereiškia, kad ruošiamasi pakeisti komandą automatizuotais sprendimais.
Tai - diagnostika. Jūs ateinate su problemų sąrašu - išeinate su aiškiu, surikiuotu galimybių rinkiniu: kiek laiko užtruks, kiek kainuos ir ar verta imtis pokyčių.
Rezultatas - aiškus sprendimas.
Ką atskleidžia auditas
Kiekvienas mūsų atliktas auditas atskleidžia dvi pagrindines kategorijas.
Augimo galimybės - procesai, kurie veikia, bet gerokai per lėtai. Komanda atlieka darbą, tik užtrunka 3 kartus ilgiau, nei galėtų. Būtent čia automatizavimas duoda didžiausią efektą: greitesnė eiga, daugiau apimties, nemažinant žmonių skaičiaus.
Finansiniai nuostoliai - tai tyliai pinigus švaistantys procesai. Klaidos, kurias pastebime per vėlai. Sprendimai, priimami remiantis pasenusiais duomenimis. Dubliuojamas darbas, nes sistemos tarpusavyje nesusikalba. Jų nesimato pelno (ar nuostolių) ataskaitoje, bet aiškiai matyti iš viršvalandžių, papildomo darbo ir užsitęsusių sandorių.
Dauguma įmonių turi abu šiuos blokus. Auditas padeda suprasti, ką tvarkyti pirmiausia.
Ką vertiname
Kurdami verslo procesų schemą, žiūrime į 5 signalus:
1. Rankinis duomenų perkėlimas. Kažkas rankiniu būdu kopijuoja informaciją tarp sistemų. Kiekvieną kartą tai sukelia vėlavimą, padidėja klaidų tikimybė, o darbuotojo laikas eikvojamas neefektyviai - nors tą patį per kelias sekundes atliktų paprastas automatizuotas procesas.
2. Sprendimai pagal pasenusią informaciją. Vadovai remiasi kelių dienų senumo ataskaitomis. Gamyba dirba pagal vakarykščius skaičius. Pardavimų komanda žiūri savaitės senumo CRM duomenis. Sprendimas pats nėra blogas - blogi duomenys.
3. Nepastovi darbo kokybė. Rezultatas priklauso nuo darbuotojo. Vienas atlieka puikiai, kitas - vidutiniškai. Procesas per laisvas interpretacijoms. Sutvarkius eigą, skirtumai išnyksta.
4. Viskas laikosi ant vieno žmogaus. Tik vienas žmogus žino visą procesą. Tik jo patvirtinimas leidžia judėti toliau. Tokia rizika dažniausiai nuvertinama - kol to žmogaus nėra ir sistema stoja.
5. Nesusijungiantys įrankiai. Trys sistemos, trys prisijungimai, trys eksportai. Duomenys yra - tik ne ten, kur reikia. Sistemų integracija nėra efektinga ar įspūdinga, bet būtent ji dažnai duoda greičiausius laimėjimus.
Procesai, kuriuos jau esame sutvarkę
Po audito gaunate aiškų sąrašą, kas verta automatizavimo - ir nuo ko pradėti. Vieni klientai darbus vysto patys, kiti kviečia mus. Štai keli realūs pavyzdžiai.
Sąskaitų apdorojimas
Finansų komanda sąskaitas tikrino rankiniu būdu - peržiūra, sutikrinimas, tvirtinimas, archyvavimas. Darbas nesudėtingas, bet nuolat kartojasi.
Pradėjus nuo proceso schemos, aiškiai atsirinkome žingsnius, kuriuos galima automatizuoti, neatsisakant žmogiško sprendimo ten, kur jis būtinas.
Rezultatas (opens in new tab): 40 % trumpesnis laikas vienai sąskaitai, 10 kartų daugiau apdorojimo vienam žmogui, 30 % sumažėjusios programinės įrangos išlaidos atsisakius besidubliuojančių įrankių.
Komercinių pasiūlymų ruošimas
Pardavimo komanda kiekvienam pasiūlymui sugaišdavo 3-4 valandas. Darbo imdavosi patyrę specialistai, naudodami tą patį šabloną, tuos pačius duomenis, tas pačias skaičiuotes.
Sukūrėme įrankį (opens in new tab), kuris sugeneruoja komercinius pasiūlymus, technines specifikacijas, viešųjų pirkimų dokumentus per 30-60 minučių. Kokybė ta pati kiekvieną kartą - ir nebereikia pradėti visko nuo nulio.
Kada automatizavimas apsimoka
Ne kiekviena veikla tinkama automatizacijai. Auditas tiek padeda surasti galimybes, tiek atmesti netinkamus variantus.
Procesą verta automatizuoti, jei:
- Jis vyksta dažnai (kasdien ar kas savaitę)
- Veiksmų eiga pakankamai pastovi (net jei sudėtinga)
- Klaidos kaina yra reikšminga (laiko, pinigų ar kokybės prasme)
- Esamas metodas neauga didėjant darbuotojų skaičiui
Automatizuoti neverta, jei:
- Procesas nuolat keičiasi, išimčių per daug, kad būtų galima nusakyti eigą
- Sprendimas labai priklauso nuo konteksto ir sunkiai apibrėžiamas taisyklėmis
- Tūris toks mažas, kad diegimo kaštai viršija galimą naudą.
Apie tai kalbamės dar nepradėję rašyti nė vienos kodo eilutės. No-code platformos šią dalį praleidžia - tiesiog tikisi, kad jūsų eiga telpa į jų siūlomą šabloną. Dažniausiai taip nebūna. Todėl tokie sprendimai dažniausiai ir subyra ties svarbiausiais procesais.
Kodėl auditas yra svarbus
Įmonės, kurios praleidžia šį etapą, dažniausiai pradeda automatizuoti ne tą vietą. Pasirenka procesą, kuris atrodo sunkiausias, o ne tą, kuris duotų didžiausią grąžą. Tris mėnesius kuriamas sprendimas, kuris taupo vos 20 minučių per savaitę.
Arba nusiperkamas sprendimas, pritaikomas esamiems veiklos ypatumams, bet po pusmečio jie pasikeičia, ir sistema nebespėja. Dabar įmonė moka už įrankį, kuris tvarko procesą pagal savo, o ne jūsų, taisykles (daugiau apie tai - čia (opens in new tab)).
Arba - nedaroma nieko. Rankinis darbas tęsiasi. Klaidos kaupiasi. Patyrę darbuotojai daro žemesnės kvalifikacijos užduotis. Verslui augant, veiklos kliuviniai auga kartu.
Auditas kainuoja nedaug. Klaidingi sprendimai, kurių jis padeda išvengti, kainuoja žymiai daugiau.
Kaip vykdome DI auditą
Mūsų auditas yra greitas, konkretus ir apima tris etapus:
Procesų schemos sudarymas - fiksuojame, kaip darbas juda jūsų įmonėje iš tikrųjų (ne teoriškai, o realybėje - su visais aplinkiniais keliais, išimtimis ir rankiniais žingsniais, apie kuriuos dažnai niekas neužrašo).
Galimybių įvertinimas - kiekvienas procesas įvertinamas pagal dažnumą, sudėtingumą, klaidų kainą ir reikiamas automatizavimo pastangas. Taip gaunate aiškią prioritetų eilę.
Sprendimo rekomendacijos - pagrindinėms galimybėms apibrėžiame, kaip galėtų atrodyti sprendimas, kiek laiko užtruktų jį sukurti ir kokia būtų numanoma grąža.
Gaunate sprendimui paruoštą dokumentą, o viską peržvelgiame kartu, kad neliktumėte vieni interpretuoti ataskaitos. Žinosite, kokia eiga, ką vertėtų diegti pirmiausia ir kodėl.
Kas po audito
Auditas yra žemėlapis. Tolimesni žingsniai priklauso tik nuo jūsų sprendimo.
Vieni klientai audito rezultatus panaudoja savarankiškai. Kiti kviečia mus įgyvendinti pirmąją automatizaciją ir perduoda tolimesnius darbus vidinei komandai. Dauguma prašo įgyvendinti 2-3 didžiausią potencialą turinčius sprendimus ir vertina efektą.
Kiekvienas sprendimas apibrėžtas vienam konkrečiam procesui ir iškart veikia realioje aplinkoje.
Jei šiuo metu turite procesą, kuris eikvoja komandos laiką
Tikriausiai jau žinote, kuris tai iš jų.
Tas, kuris užtrunka gerokai daugiau, nei turėtų. Kuris priklauso nuo vieno žmogaus. Kuris lūžta vos atsiranda nestandartinė situacija.
Pasidalinkite šiuo procesu su mumis. Sudarysime schemą. Jokio spaudimo - tiesiog objektyvus žvilgsnis, kas vyksta ir ar verta spręsti.
