Kaip sukonfigūruoti AI įrankį kasdienių trumpų susitikimų organizavimui

Kaip sukurti AI standup sistemą - 5 paprasti žingsniai

Norėtumėte, kad kasdieniai standup susitikimai vyktų automatiškai? Šie susitikimai dažnai užima 15 minučių ar daugiau tik tam, kad visi pasidalintų naujienomis ir aptartų kliūtis. Teamhood produktyvumo tyrimas (opens in new tab) rodo, kad reguliarūs komandų susitikimai per mėnesį atima išties daug laiko. Čia ir praverčia DI standupo sprendimas. Įsivaizduokite skaitmeninį asistentą, kuris surenka informaciją iš Slack, JIRA ar Git ir pateikia aiškią ataskaitą dar prieš išgeriant rytinę kavą.

Kas yra StandUp DI? Tai automatinis jūsų standup pagalbininkas, kuris jungiasi prie pagrindinių jūsų programų, realiu laiku seka darbų eigą, pastebi kliūtis ir pateikia glaustas ataskaitas - jokio rankinio informacijos rinkimo. Šiame gide sužinosite, ko reikia pradžiai, kokias paskyras susikurti, kokius leidimus suteikti ir kokius pagrindinius integravimo žingsnius atlikti. Norite sutaupyti laiko ir užtikrinti daugiau aiškumo komandai? Pradėkime nuo svarbiausių žingsnių.

1 žingsnis: Sujunkite įrankius automatiniams atnaujinimams

Slack ir projektų valdymo integracija

Pradėkite sujungdami savo Slack paskyrą ir projektų valdymo įrankį - kaip pavyzdį imkime JIRA - prie DI standup sprendimo. Taip DI galės gauti naujausią informaciją tiek iš komandos pokalbių, tiek iš užduočių lentos. Ši integracija užtrunka vos 3-5 minutes.

1. Atsidarykite DI standupo sprendimo integracijų puslapį.
2. Paspauskite „Prijungti“ prie Slack ir patvirtinkite teises naudodami administratoriaus kredencialus.
3. Pakartokite veiksmą su JIRA - suveskite API raktą arba prisijunkite OAuth būdu.

Dabar jūsų integracijų lange šalia Slack ir JIRA turėtumėte matyti žalias varneles ties Slack ir JIRA integracijų lange.

Jei kolegos atnaujinimas neatsiranda sistemoje, pirmiausia pasitikrinkite, ar jis rašė į reikiamą kanalą (pvz., #standup) arba ar JIRA užduotys yra paskirtos jam. Pasitikrinkite - pridėkite komentarą prie užduoties ir patikrinkite, ar jis matomas kitoje standupo suvestinėje.

Teamhood atliktas tyrimas (opens in new tab) rodo, kad automatiškai integruoti darbo atnaujinimai žymiai sumažina rankinio ataskaitų pildymo laiką.

Kodo saugyklų (Git) susiejimas

Toliau prijunkite Git saugyklą, kad kodų pakeitimai būtų matomi standupo suvestinėse.

1. Skiltyje „Kodas" spauskite „Pridėti integraciją".
2. Pasirinkite GitHub, GitLab ar Bitbucket.
3. Įveskite savo repozitorijos nuorodą (pvz., https://github.com/acme/webapp).
4. Suteikite leidimą matyti ir naudoti įrašus.

Prieš eidami toliau, pabandykite „pustelėti" naują commit ir įsitikinkite, kad DI sprendimas jį mato atnaujinimų lentoje.

Teamplify analizė (opens in new tab) rodo, kad prijungus kodų saugyklas, ruošiant standupus sutaupoma daug laiko, mažėja pamirštų kliūčių.

DUK

• Koks DI įrankis tinkamiausias susirinkimams? Norint turėti automatinį darbų ir trukdžių apibendrinimą, verta rinktis realiuoju laiku integracijas palaikančius įrankius, pvz., Teamplify.
• Ar galima DI pasitelkti susirinkimų planavimui? Taip, daugelis platformų siūlo ir išmanių planavimo funkcijų. Darbo koordinavimas tampa paprastesnis.

2 žingsnis: DI standup įrankio nustatymai

Dabar, kai įrankiai sujungti ir suvestinė automatiškai papildoma duomenimis, metas konfigūruoti, kaip DI pateiks standupo atnaujinimus.

Standup klausimų sudarymas

Pirmiausia suderinkite standup klausimus, kuriuos komanda turės atsakyti kiekvieną rytą. Tai tarsi jūsų trumpas kontrolinis sąrašas - aiškūs, individualiai pritaikyti, nuoseklūs klausimai. Pavyzdžiui:

1. Klausimų lange įveskite: „Ką padarėte nuo vakar?" ir spauskite „Pridėti klausimą".
2. Pridėkite: „Kokios kliūtys trukdo judėti pirmyn?"
3. Įrašykite: „Kokie darbai šiandien svarbiausi?"

Daugelyje DI sprendimų klausimus galima koreguoti pagal veiklos specifiką ar komandą. Pvz., kūrybinei agentūrai verta pridėti „Ar gavote grįžtamąjį ryšį iš kliento?", SaaS komandai - „Ar naktį nebuvo sugedusių build'ų?"

Dabar jūsų suformuluoti klausimai bus rodomi valdymo lange.

Prieš judėdami toliau, patikrinkite, ar matomi visi įvesti klausimai.

Grafikas ir ataskaitų pristatymas

Toliau parinkite, kada ir kokiu būdu DI rinks atnaujinimus bei pristatys santraukas komandai.

1. Nustatykite duomenų rinkimo laiką (pvz., kasdien 9:00 ryte).
2. Pasirinkite, kur siųsti ataskaitas: Slack kanalas #standups, el. pašto suvestinė vadovams ar abu būdai kartu.
3. Įjunkite automatinę apibendrinimų funkciją - kiekvienas atnaujinimas bus aiškiai apibendrintas į vieną santrauką. Turėtumėte matyti žalias varneles, rodančias įjungtą automatizavimą.

Pavyzdžiui, rinkodaros specialistas savo rezultatus Slack paskelbia 8:55, praneša apie trukdžius JIRA 9:02, kodų papildymai atnaujinami dienos eigoje. Sistema automatiškai surenka visus atnaujinimus ir 9:05 pateikia DI santrauką.

Teamhood standupo šablonas ypač tinkamas kaip pagrindinis visų projektų atnaujinimų centras.

Netrukus po įdiegimo turėtumėte gauti pirmą automatinę standup santrauką į pasirinktą kanalą.

Nuo šiol standupai tampa trumpu būsenos patikrinimu, o ne ilgu ataskaitų skaitymu.

Ar ChatGPT nemokamas? Lucid standupo gidas (opens in new tab) mini, jog yra riboti nemokami pasirinkimai, daugiau funkcijų suteikia mokamos paskyros.

Išvada

Jau turite veikiančią sistemą, kuri automatiškai surenka atnaujinimus, fiksuoja trukdžius ir pamato esminius dalykus. Jei kas nors nutrūko arba trūksta duomenų - žinote, kur ieškoti ir kaip greitai grįžti į ritmą. Priderinę ataskaitas prie komandos darbo stiliaus, išlaikysite aiškumą be papildomų susirinkimų ar neaiškumų.

Iškilus nesklandumams, pagalba lengvai pasiekiama: oficiali dokumentacija, išsamūs pagalbos kanalai. Jūsų darbo eiga taps tik dar lankstesnė, kai keisis poreikiai. Svarbiausia - jūs kuriate „gyvą" matomumą projektams, o ne tiesiog nuolatines statines ataskaitas.

Esmė: sumanu automatizavimas - kiekvienai komandai pasiekiama realybė. Leiskite DI pasirūpinti pasikartojančia rutina, o komandai liks dėmesys tikram progresui.

DI automatizavimo pavyzdžiai

Stiprinkite komandos efektyvumą, išnaudodami išmanesnes DI darbo eigų automatizacijas (opens in new tab). Sužinokite, kaip verslo procesų DI sprendimai leidžia sumažinti rankinio darbo apimtį iki 50%, sumažinti klaidų tikimybę 70%, o svarbiausia - padeda žmonėms koncentruotis į strateginius, kūrybinius uždavinius.

Atraskite įkvepiančius praktinius pavyzdžius (opens in new tab): nuo sąskaitų automatizavimo, transporto žalų vertinimo iki kokybės kontrolės gamyboje ar duomenų ataskaitų. Su DI sprendimais procesai tampa greitesni, aiškesni ir lengviau plečiami. Norite žengti tolyn? Sužinokite daugiau apie AI dėka išmanių darbo eigų kūrimą ir atraskite naują produktyvumo kartelę.